在以往没有引入知识管理系统之时，企业的管理基本上都是依靠人工操作完成，由于人工管理的随意性、不准确性，造成了企业管理中存在各种问题与漏洞等，既使得企业管理的效率难以提高，又使得管理过程中容易滋生各种各样的问题，给企业的管理和发展埋下隐患，因此使用自动化的现代管理方式解决这些问题，避开可能发生的隐患问题，成为企业必须走的发展之路。
因此，在引入知识管理系统之中，企业用户应当结合产品的功能模块，充分考虑企业的管理特点和实际情况，在得到研发公司的指导之后，根据以往管理的流程创设符合本企业管理特点的工作流程。既而在实际运用中贯彻和落实这一流程设计，通过可以查询和对比的流程控制记录，及时发现以往管理流程中存在的不足和漏洞，继而进行修正和调整。在引入知识管理系统产品并进行应用的初期阶段，应该充分发挥这一知识管理系统的优势，对初期阶段中的管理流程和执行记录进行分析和总结，找到管理流程设计的不足，对记录中各个管理与落实环节的执行情况进行归总，对比发现管理与执行的薄弱环节，进行针对性的教育和强化。
要做到较好地利用知识管理系统查找出企业管理的不足与漏洞，就要充分利用这一产品的设计优势，积极将现在的管理流程与以往进行对比，在针对性的对比之中便能看到管理中哪个环节存在不足。在找到不足与问题之后，一方面需要的是将这些问题及时解决，弥补不足，另一方面则是要对设计的流程进行进一步优化，创设更加科学、合理、高效的管理流程，充分发挥这一知识管理系统的监督和执行作用，调动企业各方面的工作积极性和认真态度，勤于执行，严于落实，杜绝管理问题的出现，保证企业管理的高效率，增强在现代商业竞争中的竞争能力和水平，为赢利竞争创造更多优势。
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