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知识管理系统功能及挑选 |
| 作者：佚名 来源：转载 |
知识管理系统功能介绍就其特点而言，主要可以归纳为2点：
1. 强大的非结构化知识处理能力。可将现存在大量的文档和历史知识，这部分非结构化的文档，需要能够进行快速的导入和管理起来，并能够进行全文、附件内容的检索。
2. 结构化知识处理能力。对日常工作运行中产生的结构化数据，能够进行自定义发布为知识，搜索引擎可对结构化知识进行全文检索。
3. 征询管理系统。可实现运营过程中征询业务的全面应用。
4. 便捷的呼入问题引导解答应用。可自定义问题分解步骤，可关联子问题关系，可以预设问题答案，为有效利用知识库内已有知识提供便利工具。
5. 完善的文档及内容管理子模块。支持对知识的管理需要进行数据分析、批量导入、版本管理，建立知识发布、管理、应用及审核处理等流程定义。
6. 权限管理系统。能够定义用户的角色，并对角色进行权限设定，不同用户拥有不同的权限，保证系统的文件安全性。
7. 知识维度的自由设定。支持有权限的应用者自行设定部门或板块的知识结构。
8. 个人知识门户。支持对每个用户建立个人知识结构，知识文集，知识收藏等，个人培训计划，便于岗位知识的传承与管理。
9. 知识地图。支持能够全局预览本企业知识架构的知识地图和不同岗位具有不同知识结构的岗位知识地图。
10. 知识培训。支持从知识库中选取知识，对某一类用户进行培训。 11. 知识统计功能。支持对知识库的库存、使用率的统计表现。
12. 版本管理功能。支持知识从发布起便记录其历史版本，能够查询每个修改过的版本情况
还能为企业解决以下问题：
1）、以解决用户实际问题为核心理念，以分类、搜索、权限分离为核心的基础平台，配合用户个性化的知识应用规则定义，快速解决用户存在的知识管理困境；
2）、高效性、高稳定性，高扩展集成性，荆轮式事件触发管理可在稳定高效的基础平台上，提供个性个功能事件组合；
3）、成熟的系统实施经验，政府、电信运营商、金融、生产企业等等多行业实践经验构建一支卓越的系统实施和项目管理团队；
4）、稳定的系统底层架构，支持大规模用户、海量数据、多套系统集群。 知识资产地图：通过地图模式，明晰企业知识体系、各部门知识结构、各岗位知识内容，评估企业知识资本，企业运行更具条理，效率大幅提高，业绩不断增长。 知识自动存储：公司历史、团队活动、企业文化等图片、影音资料分门别类存档，随时可提取使用，彻底解决资料存放凌乱，用时找不到的尴尬。 知识查询调用：撰写新的工作方案，随时可以找到以前类似文档借鉴，复杂文档迅速成型，快速应用到生意。 知识版本管理：文件资料从第一稿开始到最后一个版本，均有版本记录保存并可查。 知识问答：基于知识库建立各部门各岗位的学习计划，自我充电 ，通过平台交互学习，成为“学习型团队”。
企业文化积累：公司积累数据和经验完整的保存，企业发展，点滴记录，高层言论到员工活动均有记载，建立完整的文化体系 。 智能学习计划：新员工入职，接受基于知识库制定的学习计划，通过培训交流平台快速了解业务，进入工作状态。基于知识库建立各部门各岗位的学习计划，自我充电 ，成为“学习型团队”。
研发成果积累：研发成果入库，技术团队充分应用公司技术积累，避免永远从零开始，开发速度明显加快。
关键员工知识：关键岗位、核心员工知识资源设置管理 ，其工作技能、策划文案、工作经验、工作记录和关系资源都由系统保留，人走技能不走。 异地协同：通过互联网知识平台，同步各分公司的知识内容，提高异地协作能力，提高企业运作效率。
知识平台，提供了基于文档格式的选择，区分不同的文件格式，检索到你所需要的类型。 用户和角色管理 对系统管理员，普通用户等进行权限设定和管理 系统备份和还原 知识管理平台创建了自动和手动备份机制，通过数据备份确保知识管理的安全 企业信息化如何挑选知识管理系统识管理系统在组织的IT系统中不是孤立的存在，必须跟其他已经存在的业务系统、其他管理系统紧密结合。
尽管许多人口头上都知道知识管理不仅仅是一套软件和系统，但在实践中，许多实施知识管理的企业，其知识管理的实施都是从购买了或价格低廉或昂贵的知识管理软件、系统开始的。
由于知识管理理念在国内传播的时间还较短，许多企业的人员对知识管理并没有全面、客观的认识，这样就造成需求方和知识管理软件、系统的厂商间存在着信息不对称，知识管理软件和系统厂商的“忽悠”将许多企业的知识管理负责人弄“晕”:每家软件厂商说的听起来都很有道理，都没错，都仿佛很高深，都许诺他们的软件和系统能够解决企业的问题，让人无所适从。
有一些机构已经购买了知识管理软件、系统才发现问题:这些软件跟自己的需求不搭界，或者虽然满足了部分需求，但关键的需求和关注点却没有满足，造成项目的失败。
系统与知识管理的关系
知识管理系统是知识管理实施中的保健因素，虽然不能够推动知识管理实施的深化，但却很容易成为知识管理实施的障碍。
知识管理本质上是一种管理的活动和实践，所以知识管理系统的作用不能被无限的高估，这也是国际知识管理界的共识。我们认为知识管理系统的主要作用在于对显性知识的有效管理(获取、评估、存储、分享、利用和创造)和创造一个方便隐性知识显性化、共享的氛围。
有据可查的记载，最早的知识管理项目是一个美国Chaparral Steel的公司实施的，那时候有关互联网的技术还不存在，局域网的发展还处于早期阶段，知识管理相关的技术还没有充分的研究，因而当时的知识管理实施不可能有一个很好的IT系统支撑，他们依靠内部管理和公司战略，明确知识管理活动内容等来实施组织KM。通过知识管理实施，现在该公司仍然是钢铁行业内质量与效率的领先者，同时他们一直保持了不太注重技术和平台的知识管理实施方式。
在对待知识管理系统上最大的错误观念就是将知识管理等同于知识管理系统，认为有一套系统就实现了知识管理，就成就了知识型企业，这是很有害和错误的观念:知识的载体和创造者、使用者都是知识工作者，所以知识管理的根本还在于人，知识管理系统本身不能带来知识管理的实现。
进一步说，知识管理需要发挥每个知识工作者的主观能动性，即便你强制每个人每天都必须用知识管理系统，但如果员工没有对知识管理的正确认知和主动参与，那么知识管理系统的使用就成为员工的应付，那么知识库就将成为垃圾库，知识管理永远无法实现。
对于知识管理系统的认识，我们认为知识管理系统是知识管理实施中的保健因素，知识管理系统本身虽然不能够推动知识管理实施的深化，但却很容易的成为知识管理实施的障碍。就是说，如果有一个合适的知识管理系统只是打下了一个知识管理实施的基础，但如果知识管理系统不适合组织的业务、不能够满足知识工作者的应用需求，那很容易成为知识管理无法实施下去的原因。
如何选择
如何选择？
第一位的是你的需求明确。另一方面要考虑变化、人(使用习惯、简单易用等)、业务流程。
组织选择知识管理系统的过程，也是组织的知识管理需求明确的过程。只有明确了对支持知识管理的IT系统的功能需求、技术平台需求，加之对现有信息系统现状的分析，才能够制定出一个详细的知识管理系统需求说明，才能够去选择系统。对于系统，不少大型企业选择了自行开发，对于外购系统也要考虑是购买成型的产品还是购买可以二次开发的系统平台。
知识管理系统的选择必须考虑组织架构和业务类型的变化。当前，组织的外部环境不确定性比较大，组织架构和业务类型变动的几率也较高。所以知识管理系统的选择中必须考虑到系统的“柔性”，如果组织架构变动了，系统如何做到“虽需应变”。例如原来某几个人属于某个部门，某部门属于某事业部，如果将这个部门调入另一个事业部，其知识存量怎么办？如果部门撤销了，属于这个部门的知识该怎么处理，系统是否支持自动、快速的具体到岗位、部门的变动都是必须考虑的问题
在知识管理系统的选择过程中，必须考虑到以后使用的员工的习惯、文化背景等因素。人是知识的最重要载体，是知识的使用者和创造者，所以在选择知识管理系统的时候除了功能的需求外，必须考虑系统的可用性、易用性。不论这些系统功能有多么强大，但如果不符合用户的使用习惯、有较陡的学习曲线，这样的系统很难在组织内真正发挥作用。
知识管理系统必须为所有使用的员工创造一个自然、简便的操作环境，结合每位员工完整的日常工作，做到在日常工作过程中自然的进行文件管理、知识分享、知识利用和创造，从而让企业自然而然地建立知识管理基础架构，成功迈向知识管理之路。
知识管理系统必须是融于员工的日常工作的，而知识工作者对知识管理系统的使用应该就是工作的本身而非额外的工作。让使用者在日常工作中自然而然地保留经验与知识，是收集知识最有效而快速的方法。让员工在工作的每一步都能获得以前的知识积累是提高知识利用率的法宝。
如果将知识堆积起来等待员工去发掘，这样的“知识库”很难让员工有兴趣去使用。提供员工一个更有效率、更方便的工作环境，让所有人在最方便的环境中，以有效率的方式沟通，创造全新的优质工作团队。
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