由于企业文档存储较分散，对企业员工获取文档信息，也带来了诸多的不便。有些文档可能不知道问谁要，又或者同事出差、请假等，都将使得没法快速便捷地获取文档，影响工作效率，给工作带来不便。
文档的越权操作往往也是对文档安全性的一个潜在威胁，既影响工作，又有可能造成企业机密文档的泄漏。因此，建立企业的集中文档数据管理中心是相当有必要的。要有一套完善的文档管理方案来规范企业员工的文档使用流程。
一个文档在很多情况下都是多人同时使用，甚至编写，比如一些项目文档。随着文档的一次次更新，你发给我，我发给你就变的相当频繁。这些过程如果没有一个好的文档管理办法，就容易在很多环节上出错，又因为没有文档的操作记录，最后导致错误的责任互相推诿。这样不但影响了团队合作的效率，也给团队工作带来极大的障碍。因此，行之有效的文档管理解决方案也应充分考虑如何促进协同工作，提升工作效率。
随着信息技术在管理上越来越深入而广泛的应用，管理信息系统的实施在技术上已逐步成熟。文档管理系统是一个不断发展的新型学科，任何一个单位要生存要发展，要高效率地把内部活动有机地组织起来，就必须建立与自身特点相适应的管理信息系统。传统的手工管理已经不能满足市场的需要，其速度慢、易出错、难管理、信息分散等是制约电子文档信息业务发展的瓶紧，随着市场信息化的不断成熟，这就要求企业或个人在减少成本的同时更能精确无误的对文档信息进行统计管理，文档管理系统正是在这种环境下制作完成。
旅游行业文档管理系统的建立不仅给管理人员提供了方便快捷的管理方式，从长远利益来说，更有利于电子文档管理的未来发展。对管理者而言，只需进行一次手工录入，以后的数据使用便直接调用，不仅能及时对文档信息进行登记管理，还能对文档类型，文档的状态进行有效管理，对于工作繁忙需要在线上传下载浏览文档的人员，可以直接登录网站进行在线浏览上传和下载文档，对于注册用户而言，文档实行信息化管理后，减少了多次信息录入的不便和中间手续的烦琐。所以制作一套功能完善的文档管理系统是非常必要的，此系统的完成必将在文档信息化管理过程中发挥越来越重要的作用。
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