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企业应该如何规划和实施知识管理系统

作者:佚名  来源:转载

      根据几年来的丰富经验,阐述了企业知识管理系统的规划和实施过程中的关键所在,希望帮助企业扫清信息化建设和知识管理体系建设的一切障碍。   

知识管理系统建设应该避免的误区

      误区一:以为知识管理系统和财务管理系统、设备管理系统等一样,是一个专门化的职能系统,只需要几个专门的人员进行管理。在这种思想指导下,企业就会选择所谓“专门的”知识管理系统,由专门的少数人来完成知识管理的工作。实际上,知识库管理遍及企业业务的全过程,涉及全员的每一个人,需要全员参与。知识管理系统必须以集成应用平台为基础,孤岛式的知识管理系统是不可能完成知识管理任务的。因此,也可以说,知识管理系统的应用是典型的一把手工程。

      误区二:以为知识管理系统就是OA(NOTES)、文档管理系统、即时交流工具。传统上有基于Domino/Notes的,现在多是基于工作流的,可以在完成协同工作的同时,对工作中形成的部分显性知识进行管理。但这些系统中,绝大部分虽可以完成协同工作,但对工作中形成的结果,却不能作为数据进行统计、分析。

      误区三:将知识管理系统等同于知识存储、知识挖掘工具。知识管理是将可得到的海量信息转化为知识,并使知识能够为人使用的过程。知识管理是对知识进行程序化管理,以便于知识的明晰、提取和重复利用。知识管理的基本活动包括对知识的识别、获取、开发、分解、使用和存储等。而知识存储只是知识库管理过程中不可缺少的一步,并没有完成知识库管理的整个生命周期。知识挖掘是借助有效手段从数据库中挖掘出有用的知识,同样缺少了知识的积累、共享和交流,没有实现知识的真正价值。

      误区四:以为知识管理系统完全是软件系统的工作。实际上,知识管理作为学习型组织的一个重要工作,不是知识管理软件所能完全完成的,比如激励知识工作者、激励隐性知识的显性化、激励知识的分享和交流、促进学习分享和创新型企业文化的形成等等,软件系统都只是提供了辅助的便捷的工具。所以知识管理不是单纯的技术问题,而是一种思维方式的转变。

      误区五:急功近利。 知识管理系统对于企业的价值,不同于一个优秀的销售员,它并不能立即给企业带来效益,需要日积月累才能发挥出巨大价值。建立完整的知识体系首先要避免上述误区,从企业战略发展的角度做长远的规划和布局,确立好企业知识管理系统的规划目标。知识管理系统的建设需从多个角度出发,考虑到企业管理决策、员工岗位技能、企业知识规范、企业文化等多个多个方面,通过知识库管理系统能够达到提高领导层决策能力、提高员工工作技能、强化员工工作规范、提高工作热情的效果,继而实现企业的精确管理及员工工作的主动、正确、高效,全面提升企业核心竞争力。所以企业知识管理系统建设应该以稳定组织成长,提升员工创新能力和企业核心竞争力为最终目标。

      知识管理系统如何规划:
      企业知识管理系统的规划需要从企业战略层面、业务层面、技术层面三个层面综合考虑。 知识管理系统的战略规划层面:从3个维度出发进行分析,第一是“人”维,以企业愿景、政策、组织等为对象,分析人对知识的接受和支持程度,来确定企业知识管理软件的政策状况;第二是“过程”维,以企业业务过程中知识运用、知识生产活动、知识内容组织等为对象,分析企业的知识活动及内容状况,来确定企业知识运用的现状;第三是“技术” 维,以网络架构、信息平台及软件为对象,来考察企业知识管理的技术平台支撑,确定知识管理支撑技术的成熟度。

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