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ERP系统试运行的风险管理与控制研究 |
| 作者：佚名 来源：转载 |
ERP系统试运行的风险管理与控制研究高数据的准确性与合理性
据经验统计ERP系统的实施是“三分设计、七分管理、十二分数据”，由此可见，数据在ERP系统实施过程中的重要性。所以企业在运行ERP时，要做好数据收集、数据输入、数据处理等工作，保证数据的准确性与合理性。
1.做好数据输入人员的合理分工 由于系统初始化的数据量和种类非常大，如果让一个人或几个人来完成可能会造成数据输入的混乱，为此我们必须在数据输入前做好严格的、合理的人员分工，保证数据输入工作更加有条不紊。比如按照财会、材料、固定资产、生产、库存、订单、供应商、销售、客户等进行合理的分组与组内分工。
2.保证数据收集的准确性 基础数据输入的准确与否是决定系统实施成败的关键，数据正确性包括两方面的含义。首先，收集到的数据本身必须是正确的（即数据来源是正确的），否则会造成“垃圾进、垃圾出”的数据处理有效率无效果现象；数据本身的正确性更多的依赖于企业各部门数据收集人员，他们应当保证上交数据是正确的，没有遗漏、重复，也没有过时、失实的数据。其次在把收集到的数据输入系统的过程中，不能引入任何附加的错误。避免任何输入的附加错误，应采取
（1）定义关键的数据元素，如物料代码、工艺路线、物料清单等。
（2）在数据输入系统前，将系统的信息需求与信息使用者的需求进行核对，使每个人提前知道什么信息时可用的、报告是什么样子。
（3）定义系统的全部信息和信息来源，识别关键信息与非关键信息。
（4）对经常变化的数据，必须在系统内实时反映其变化情况。
（5）建立一个相对合理的数据输入的逻辑顺序，避免正确的原始数据由于数据的逻辑输入不正确造成严重的数据附加错误。
3.保证数据输入的格式
在数据输入前，我们根据公司的实际情况已经设置了相当合理的代码体系和数据格式，为此我们在数据输入时应严格按照数据的格式进行，选择合适的数据格式（比如EXCEL数据格式）转换程序，以保证数据的完整与一致性，便于数据的核对，减少数据的输入错误，提高数据输入的效率与正确性。
4.保证数据关系安全性
ERP系统数据间关系非常复杂，除了由关系型数据库系统强制实现的各种数据库级的关系外，还有许多由系统的应用程序来保证的应用程序逻辑（例如一种原材料必须具有一个预先指定的存储该类材料的仓库；一个人员必须具有一个预先定义的该人员所属的部门类）。无论采用何种办法，任何输入系统的数据必须同时满足这两种限制条件，否则可能对系统产生不可预料的后果。
5.做好数据格式设计与数据输入的人员沟通与部门协调。
高效率的ERP系统所需的数据来源于企业生产第一线，因此数据的收集在很大程度上依赖于企业的第一线人员。因此应该在与一线人员充分交流与沟通的基础上设计出他们能够理解和操作的合理数据格式和数据表，供他们收集整理数据之用。同时ERP系统又跨若干个部门，系统所需要的数据来源于各个部门，同时这些数据之间具有一个的逻辑关系。为了做好数据的收集与输入工作，保证数据输入的高效率，必须做好各部门人员的沟通与协调工作，并运用各种激励措施提高相关人员的积极性，以实现数据输入的一致性和完整性。
建立完善的系统试运行内部控制制度
保证ERP系统的正常运行是一个复杂的系统工程，我们应该根据企业的实际建立起完善的系统试运行内部控制度。
1.建立健全的ERP岗位责任制
建立ERP岗位制度，要明确每个工作的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。ERP岗位设置可以根据企业的实际情况按照不同的思路划分为不同的岗位。比如可以把工作岗位分为基本职能岗位和ERP系统岗位。其中基本职能单位可以设置为销售、生产、库存、采购、财务、出纳、稽核、产品开发、物流、投资、战略等岗位。ERP系统岗位分为直接管理、操作、维护ERP系统及计算机软、硬件人员等。各企业可以根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要，在保证数据安全的前提下交叉设置岗位，各岗位保持相对合理与稳定性。
2.建立ERP操作管理制度
通过ERP操作管理制度的建立，明确规定上机操作人员对ERP软件的操作工作内容和权限，对操作密码的严格管理等，杜绝未经授权人员操作ERP软件；预防未经审核的各种原始凭证输入系统；操作人员离开机房前，要执行相应的退出命令；根据本单位的情况，由专人保管必要的上机操作日记，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
认真进行模拟运行
实施ERP这样一个大型的信息集成系统，涉及企业所有的主要业务部门，关系到各个业务流程细节，想不“排练”就直接拿到实际中去应用，具有极大风险性。不论是哪个模拟阶段，都要事先拟出模拟提纲，记录模拟过程和结果，寻求正确的运行方法。总之，要建立模拟运行的档案，作为项目管理的阶段成果和下一步改进工作的依据。
1、软件功能模拟运行（原型测试）
软件功能模拟运行的主要目的是为了弄清楚软件的全部功能，以及各个参数之间的关系及相互影响。列出现行管理流程与软件系统的流程之间的差异，分析差异，确定进一步的解决方案。这项工作是在软件己经安装完毕，由软件公司或咨询公司进行了软件应用培训后，在专家指导下进行的。
2.实战性模拟运行（二次开发测试）
所谓的实战性模拟运行，主要的目的是为了测试修订后的系统，把经营管理中的实际数据输人到系统中去，进一步验证，直到确认符合管理需求，可以放心地实际应用为止。同样，模拟之前要有模拟提纲，模拟过程要有记录。实战性模拟的结果，必须得到各个业务部门主管的认可；如果有没有研究透彻的地方，需要及时补课，寻求可行的解决方案。最后，由项目领导小组召开会议，通过演示，征求所有相关的业务人员的意见，取得基本一致同意以后，草拟按照新的业务流程制定的“工作规程和工作准则”，作为切换实施的规范化依据。
3.并行运行
并行运行可以理解为一种切换前的预演，是一种特殊的模拟测试。员工对新系统不熟悉、不放心，不敢把原有的手工管理全部扔掉，所以有一段新老系统并行运行阶段。但是，并行运行会带来一些问题，如新老系统运行的结果不一致时，以什么为准？以老的为准必然会否定新系统的价值，以致新系统迟迟不能用上。新老系统同时运行，每项业务要做双份工作，增加了管理的工作量，加重员工的负担，同时也加大企业的运行成本，因此，并行运行的时间根据系统的特点与企业的实际情况适当的缩短。
4.重视系统切换
不少企业由于受管理基础和人力资源的限制，希望能够分模块逐个实施。ERP是一个信息高度集成的系统，如果先上一个子系统，所有属于其它子系统的业务流程数据，都将通过各类传票用手工录入，因此，不能体现信息集成的优势；而且一个一个模块走，必然会延长实施进度。如果分模块实施，还不利于系统模拟运行，不利于说明一些业务之间信息的相互集成关系，有了问题也不易及时发现并解决，放到以后再补课，必然会引起不少修改返工。有些企业实施了两三年还没有结束，这个问题是其中原因之一。
因此，各个子系统最好是一起上，才有可能见到信息集成带来的效益。如果实行分步实施，也应该是先上一个车间，或一个仓库，取得经验后再逐步推广，而不要割断业务流程。割断了业务流程，等于破坏了信息集成，与建立管理信息化的初衷是相背的。
为了顺利切换，要抓好培训，在培训的基础上整理好数据，在基本数据完整后进行模拟。把最后模拟运行的“管理模式”当众宣布并演示，得到广大管理人员和高层经理认可批准后，再到实践中执行。有了群众基础，切换工作就会容易得多。宁可在打基础工作上多花些时间，一定要特别注意项目管理要求的先导与后续工作的关系，一步一个脚印，稳扎稳打，不要在系统切换工作上起波折反复，欲速则不达。 如何降低ERP风险提升企业管理效率 ERP是一个整合了企业所有资源的集成化的管理信息系统，简单的说，企业资源是指支持企业业务运作和战略运作的事物，也就是我们常说的“人”、“财”、“物”。可以认为，ERP就是一个有效地组织、计划和实施企业的“人”、“财”、“物”管理的系统，它依靠信息技术和手段以保证其信息的集成性、实时性和统一性。
ERP核心管理思想是供需链管理。当道，企业之间的竞争已不再是一个企业对一个企业的竞争，而是已经发展成为一个企业的供需链同竞争对手的供需链之间的竞争。ERP系统正是为适应这种竞争形势的需求发展起来的。在在供需链上除了人们已经熟悉的“物流”、“资金流”、“信息流”外，还有容易为人们所忽略的“增值流”和“工作流”。就是说，供需链上有五种基本“流”在流动。 现代企业应用ERP的目的是通过现代管理模式与计算机管理信息系统支持企业合理、系统地管理经营与生产，最大限度地发挥现有设备、资源、人、技术的作用，最大限度地产生企业经济效益。
现在不少企业用ERP系统来运作以提高企业管理效率、降低营运成本，但是否真正有效呢？？？下面我们则在 ERP特性与非均衡性问题的基础上，探索一下现行ERP系统的开发模式，再提出一些适合企业发展需求的ERP系统风险管理思路等。
ERP系统究竟有哪些问题呢？就目前国内ERP系统来说，首先从ERP软件自身看，存在着一些不成熟风险。其一，功能可用性不足；任何软件必须具有可用性，可是70%以上的ERP系统，没有达到软件的预定目标。因此，推向市场的ERP软件难免存有先天不足。其二，软件自身缺陷过多。按理说，ERP的资源计划管理软 件，必须经过应用考核和验证实验，但是，我国却并未建立相应的市场准入质量审查机制。因此，一些ERP软件进入市场还存有明显的缺陷。
再者从系统方面来看，它的运作风险会让企业感到困惑，其较高失败率会让决策者在ERP投资上很迷茫。在这列举ERP的几个风险性第一，企业无法对套装软件包进行较大程度的客户化改造，使之完全符合企业运营特点。
第二，企业缺乏足够时间进行业务流程重组。
第三， 软件系统的可重用性较差。第四，软件系统未必能建立在最先进的技术平台上。然而，据统计资料显示，我国企业对管理软件的年需求量应在200亿元以上，我国拥有庞大的ERP系统潜在市场，所以提升ERP的运作质量会让其在国内市场上占据一个重要的主导地位。
最后从运行环境看，它的系统存在着严重的运行期风险。ERP进入运行期，并不是项目风险的化解，而是项目风险的重点转移和延续。无数案例表明，约一半左右的项目会在实施中流产。
综上所述的ERP风险，如何成功运作ERP系统，使其降低风险呢？这一点，方正产下的FIX BPMES平台成功实施ERP系统已成为众多企业信息化所追求的目标，而当务之急是构建企业实施ERP信息化的风险管理策略体系，下面列举一些具体实施规划以供参考：
第一， 积极筹措ERP系统的实施规划；
第二， 严格控制ERP系统的实施进度；
第三， 第三，努力提升企业领导的综合素质；
第四， 第四，充分发挥ERP系统中信息中心的枢纽功能；
如今，企业发展ERP并在实际中运用管理，与其他信息技术相比更为艰辛，目前，良好的发展环境和空间、丰富的ERP成功经验，造就ERP辉煌的明天绝不会是一种臆测。然而，我们也应该看到ERP发展到今天，我们仍然面临的问题。这不仅需要ERP厂商的努力，需要各行业领头羊企业的引领，还需要政府政策上面的扶持与支持，需要媒体对ERP行业的正确的、客观的引导，打消许多企业对ERP管理及ERP系统软件认识和意识的偏差，让ERP的先进管理理念深入企业中，让更多的企业正确发展ERP并正确用于实际运用，提升企业的管理水平，使企业迈向新的辉煌。
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