OA办公系统的构建应遵循以下原则：(1)数据管理功能。对于已归档的业务流，终端用户在输入业务关键字的基础上，就可查询到包含此文字的所有业务流。同时，OA办公系统管理人员可对无效业务流执行删除操作。(2)相关数据集成功能。OA管理系统还应具备处理考勤类型数据的能力，人事管理人员通过查看该数据可获取院内人员的考勤情况。(3)信息发布功能。
OA办公系统也可以实现知识管理的自动化。传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。就集团公司实际情况而言，目前的档案管理系统已提供了集团公司文档资料归档功能。而通过数据接口的功能加入到OA办公系统以后，则可以把文档使用范围大大扩展开来。
OA办公系统还可以实现辅助办公，协同（远程）办公的功能。辅助办公包括如会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种办公。而协同办公。支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，随着地域分布越来越广，移动办公和协同办公将成为很迫切的一种需求，而OA办公系统可以使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。 “工欲善其事，必先利其器“。做为一个现代化企业 ，OA办公系统的建设具有重要作用，我们应该看到OA办公系统虽然是一个促进办公的工具，然而又不仅仅限于工具，自动化的流程必然会带来某些工作流程的改变。正如前面说到的OA办公系统是一个循序渐进的过程。其本身也是在不断修改于部署之中螺旋上升，从而推动企业不断向前发展。
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