知识的沉淀和积累，是为了更好地在业务运作中应用，从而直接地提升工作效率。传统的知识应用方式是档案借阅、向熟悉的人索要、在互联网上搜索等等，这类方式知识利用率较低。在统一的知识平台的支撑下，知识的应用需要考虑业务人员的工作习惯，尽可能把知识与其工作场景和业务流程绑定，实现知识与业务的“无缝集成”。 知识管理（Knowledge Management）是从1990年开始在全球范围内兴起的学术与商业应用主题，主要是指在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的信息与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的目的，并回馈到知识系统内。个人与组织的知识永不间断的累积，从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，应对市场的变迁。
关于什么是知识管理系统，并没有一个统一的定义。根据组织状况的不同，每个组织都需要发现适合自己的知识管理系统。当我们讨论知识管理系统时，我们集中在那些能够有效存储信息，同时能够实现高效的知识流转、共享、发现的系统。例如： 1、一种能够按照索引访问那些关键的商业资料（例如销售概况或者员工对企业流程的建议）的文档管理系统。2、一个专业技能发现工具，使用它可以发现在整个组织或者企业中，那些人在特定的领域中具备了较高的专业的技能，并探讨如何分享这些技能。知识管理是指组织为创造、存储、转换和应用知识而开发企业过程的集合1。在这个意义上说，知识管理是组织学习的使能器。
知识管理增加组织向其环境学习的能力，并将知识寓于其企业过程中。知识管理大师达文波特(Davenpo)说：“我预测在不久的将来，知识的分类与组织将成为各个行业核心竞争力的核心。这就要求我们从战略性思维上思考为什么知识如此之重要；开发知识宝库来使企业避开不必要的惊险；创造多样化的目录索引、查询工具和导航设备；不断地提纯和修剪知识目录索引。知识管理者同时要将不同来源的信息汇总以及加以联通上下文来将信息转换成知识2。”
但总地来说，知识管理是适应知识经济时代发展的需求而产生的，是管理学科的思想与理念向纵深发展的结果，是随着人们对资源认识的不断深化和企业管理能力的不断提高而发展起来的。知识管理是以知识为中心的管理，旨在通过知识共享，获取和利用知识来提升企业竞争力和反应能力，以迎接经济全球化竞争的挑战。因此，知识管理是企业--在知识经济时代构造新的管理机制的指导思想和理念，是企业赢取竞争优势的重要手段与工具。
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