随着计算机的普及，现代化的各企业，不再单单依赖人工记录来实现员工的基本信息 记录以及工资的结算，以往的单一检索已经不能满足当下人们的需求。逐渐地随着计算机在社会各领域的广泛应用，大量繁杂的工作得以快速、高效的完成，使人们从繁重的劳动中解脱出来，提高了工作效率和工作量。在计算机应用的众多领域中，管理信息系统占据着十分重要的地位。
在社会不断进步的同时，各企业对人力的利用及财务的支出要求更加合理化，此时若采用一套行之有效的人力资源管理系统来管理员工的基本信息、各项津贴及月工资结算会方便很多。为了便于员工的工资管理、考勤管理、公司部门管理以及缩短工资结算速度，做到高效、智能化的管理，各企业仅需要一套有效的人力资源管理系统。
人力资源管理系统是一门新兴的、集管理科学、信息科学、系统科学及计算 机科学为一体的综合性学科，在诸多的企业竞争要素中，人力资源己逐渐成为企业最主要的资源，现代企业的竞争也越来越直接地反映为人才战略的竞争。在此背景下，现代企业为适应快速变化的市场，需要更加灵活、快速反应的，具有决策功能的人力资源管理平台和解决方案。企业采用人力资源管理系统，将人力资源运用到最佳经济效益，也由于知识经济的来临，所谓人力资本的观念已经形成，人力资本的重要性更不下于土地、厂房、设备与资会等，甚至超越，除此之外，人是知识的载体，为了有效运用知识，将知识发挥最大的效用，便需要妥善的人力资源管理，才能够发挥人力资源的最佳效用。
人力资源管理系统主要是指组织或社会团体运用系统学理论方法，运用现代计算机、软件及网络技术来对组织的人力资源管理活动进行系统化、流程化的设计、管理、控制和评价，以提高组织人力资源管理水平，使人力资源更有效的服务于组织或团体目标。它不仅需要计算机及网络等硬件的支持，更需要相关的人力资源管理理念的辅佐。
人力资源管理系统是一个企业单位不可缺少的部分，是适应现代企业制度，推动企业人力资源管理走向科学化、规范化、自动化的必要条件。它的内容对于企业的决策者和管理者来说都至关重要，所以人力资源管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段，以帮助企业领导了解企业现有的人力资源状况。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在许多缺点，如：效率低、安全性差、时间一长就会产生大量的文件和数据积压，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
因此，为了加快企业的信息化步伐，提高企业的管理水平以在激烈的社会竞争中立于不败之地，建设和完善人力资源管理系统已经变得十分必要和迫切。
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