采购管理系统是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理，以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。
采购管理系统是制造业和装配业于上线生产前，供应厂商基本资料的收集和建立前置作业；各项料品及厂商交货进度的规划，透过采购资料维护的功能，使ERP系统可不受物料需求管理系统的控制，并能提供应付帐款、物料库存等系统的资料来源。不但具备了独立作业系统的功能，同时也能配合整合性管理系统的运作效益。但采购成本管理必须与产品结构管理相结合方能发挥效益，代购材料管理必须与库存管理系统结合方能发挥效益。
企业采购系统利用计算机的数据库技术，避免和克服了人工管理信息时，劳动量大，计算和统计的不准确等种种缺陷和弊端。实现对采购业务的多层级、多角度集中管理，确保需求与采购分离，采购与决策分离。实现采购需求可追溯，采购过程可复审的全方位控制和管理。从而使采购业务全程电子化、透明化，提高采购效率、降低采购成本、提升采购品质、加强采购监督，提供强有力的支撑。
随着信息技术的发展和十多年的应用，如今企业资源计划系统所包含的管理思想是非常广泛和深刻的，企业资源计划系统不仅面向供需链，体现精益生产、敏捷制造、同步工程的精神， 而且结合全面质量管理以保证质量和客户满意度;结合准时制生产以消除一切无效劳动与浪费、降低库存和缩短交货期; 它还结合约束理论来定义供需链上的瓶颈环节、消除制约因素来扩大企业供需链的有效产出。
采购管理系统主要提供企业资源计划系统其中的一部分——采购管理系统的各种管理和数据操作。当中包括采购基本数据维护、采购计划管理、采购订单管理、采购询价管理、供应商管理这五个部分。通过对系统的使用，采购部门主管与采购人员可以十分互动的进行业务交流和处理。无论对于采购计划的制订，采购订单的下达，还是供应商资料的查询都能通过简单而直接的操作来完成，大大提高工作效率。从而达到消除一切无效劳动与浪费、消除制约因素来扩大企业供需链的有效产出的目标。另外，系统还提供对采购部门内容的资料管理。例如，在采购员维护中，可以进行对采购员的资料进行管理。
采购管理中的关键内容是降低企业总的采购成本。企业为获取更多的利润或保持较高的竞争力，实施成本降低战略往往是首选。但随着技 术、设备等领域成本降低空间 的大幅度减小，以往被忽略的采购部门对成本降低带来的作用越来越明显。企业采购管理将重点放在成本上，而不仅仅是价格上，这些都促进了供应链管理理论的形 成。目前，成本降低战略的参与者仅仅是单个的企业，或与企业直接相关的关键供应商，但随着竞争的加剧，成本降低战略的参与范围将扩大，包括更多的供应链成 员：企业、客户、供应商、供应商的上游供应商等供应链中的各个环节。所有这些成员将共同合作，寻求成本降低的机会，以达到“多赢”而非双赢或一赢一败的结果。
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