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协同办公系统帮助企业提高竞争优势 |
| 作者：佚名 来源：网络 |
| 导语：企业通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
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全面普及网络办公，包括企业的各种知识文档、公文通知、办公流程、个人事务等，配合办公辅助工具，迅速提升工作效率，减少办公成本。
对文档资料、人事、后勤、客户等进行统一有效的管理，帮助形成一个规范有序的管理体系。利用新闻、邮件、短信、信息管理、即时通讯等工具，加强信息的共享和人员的沟通，创造无障碍的团队协作环境。
协同办公系统(OA系统)的功能主要包括任务管理、公文管理、档案管理、新闻管理、内部信息、会议管理等功能模块，符合企事业单位的办公习惯和特点，让用户轻松的完成日常办公工作，并且协同办公系统中实现了痕迹保留、手机短信、数据接口等OA领域技术。
协同办公系统是以知识管理为核心，协同运作为进化手段，使政府机关的资源融会贯通，吐故纳新，以崭新的形象生机勃勃地面对多变的外界环境。平台至少包括公文管理、事务管理、会议中心、新闻中心、资料中心、互动中心、查询中心、系统管理和网站管理等九个主要子系统和二次开发平台。
办公系统的使用同时解决企业办公的多重问题：
1、管理文档。
随着企业的发展，会有越来越多的文档需要管理，使用在线oa能够有效的管理各种文档。使用在线oa不但能够为企业管理文档，而且还能够提供文档的分类，让人们通过在线oa快速找到所需要的文档，有效的提高工作效率。
2、及时响应客户需求。
企业当中往往有需要出差的员工，一旦人不在办公室就容易造成对客户需求响应不及时的情况出现。有了办公系统的帮助，员工无论身在何方都能够及时对客户的需求做出响应，有效的提高客户的关怀。
3、为企业树立统一的形象。
办公系统提供企业公告，在线审批系统，在线日志管理，企业邮箱，企业文件柜等各种统一的沟通工具，以及办公工具，让企业的形象以及工作得到统一。办公系统为企业树立同一的形象，能够有效的提升企业的发展速度。
办公自动化的发展是一个不断进化的过程,随着电脑和网络技术的发展可以分为以下几个阶段：办公电脑化,单位有了电脑,可以打印文件,保存数据,用一些单机版软件等.办公网络化,单位的电脑有了局域网并连上了互联网,实现了资源共享,但内部缺乏秩序和安全.网络程序化,在办公网络化的基础上,有了网络办公软件的办公平台,实现了轻松有序的管理.将来还可能有网络办公的智能化,办公变得越来越轻松. 办公自动化软件,具体来说有哪些作用呢 首先能极大地提高工作效率,不用拿着各种文件,申请,单据在各部门跑来跑去,等候审批,签字,盖章.这些都可在网络上进行.。
其次是节省运营成本:包括时间和纸张
第三是规范单位管理:把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序,比如:公文会
签,计划日志,用款报销等工作流程审批都可在网上进行。
第四是提高企业竞争力,凝聚力:员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台.无疑,企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强.第五是使决策变得迅速科学:高层决策不再是不了解情况,缺乏数据的环境下拍脑袋的事,而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。
办公自动化应该作为企事业单位除了生产控制之外的信息处理与管理的集合,应该是对于单位的领导来说,OA是决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据.对于中层管理者OA是信息管理系统,而对于普通管理者,OA又是事务/业务处理系统.OA能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境,使之准确,高效,愉快的工作。
近年来,随着网络技术的迅速发展普及,通过利用先进的网络资讯技术,实现办公自动化的解决方法,被称为网络办公自动化解决方案.随着INTERNET技术,国际互联网络的发展,目前的办公自动化已由传统的局域网内互联互通上升到了支持移动办公,远程办公管理等更广阔的领域。
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