1、整合信息源
在没有实施HR软件的企业中，员工的个人信息、合同信息等可能被存放在不同的电子文档或整理成纸制文件存放在文件柜中。这样分散的信息源，在信息更新和整理时会带来极大的工作量，对于人力资源管理人员来说就像是一场恶梦。如果领导需要一份报表时，需要将分散的信息匹配和整合起来，其工作量可想两知。采用HR软件后，就可以通过集中式的数据库将与人力资源管理相关的信息全面、有机的联系起来，有效减少信息更新和查找中的重复工作。
2、方便的查询功能
HR软件改变了人力资源部门的工作方式，由依赖于人改为依赖于计算机系统。通过大量数据的自动处理、服务共享等信息化手段，使得许多事务性工作变得快捷方便。比如当需要某统计数据时，之前需要再找到相关人员，再去堆积如山的档案文件中查找，最后进行汇总，如果相关人员不在的话，会导致工作无法及时完成。而现在只需登陆HR软件系统后轻轻一点就可轻松获得。通过HR软件系统实现的“一点一现”的查询方式，既节省了人力资源部门的时间，也使人力资源管理人员有更多的时间参与到企业的战略管理。
3、灵活的企业员工沟通渠道
通过HR软件，使人力资源管理的触角成功地延伸到了每一位员工的身边，保证信息传递畅通有效。无论是高层想要对基层员工情况的了解，还是基层员工需要向高层领导的信息反馈和信息交流，通过HR软件系统都能够非常快速方便的传达信息，实现企业内部员工间的有效沟通，也提高了员工的满意度。更重要的是，HR软件系统可以保证信息传递过程的安全性和准确性，保证信息准确的从信息源传递至接收者。避免了传统人事管理中出现的信息传递缓慢、易变形和衰减，导致贯彻中的走样变形或难以实现等问题。
4、有利于发挥人才优势，避免人才流失
不少企业都不同程度存在着人才流失现象。人才流失除了因为薪酬因素之外还有很多其他因素，如工作环境、领导公平与否、升职机会和个人前途等。应用HR软件后，人力资源管理人员在某个岗位需要人时，可以通过HR软件系统先搜索一下企业内部是否有合适的人选，从而实现人才在企业内流动。既避免了人才流失，也使员工能真正调岗到最能发挥作用的岗位。同样在员工升职或评选优秀员工时，可以非常公正的根据个人的知识技能和绩效来评选，这体现出的公平原则会激励每位员工的工作积极性。
5、降低企业成本
HR软件通过减少人力资源管理人员工作的操作成本、减少行政性管理人员、减少通讯费用等达到降低企业运作成本的目的。办公无纸化在办公用品等开支方面的减少是显而易见的。由于行政性工作的自动化，也直接减少了行政性管理人员的费用开支。
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