在如今这个信息泛滥的时代，应用和系统种类繁多，用不同的账号和密码在不同的系统之间进行频繁切换，是通过人去不同的系统中找信息，而不是系统为人服务，自动推送信息给所需要的人。OA则很好的解决了这一弊端，用户只需通过一台终端便可以实现对所有行政流程的全覆盖。而来自于互联网及各应用系统的信息则可根据不同单位不同岗位人员所关注内容的不同为用户提供个性化的集成界面，使得每个人进入协同办公系统后显示自己关注的内容，极大地提高了工作效率。OA为日常工作中的各项办公事务提供了丰富的管理功能，可通过一个自定义平台由管理员再定义出新的模块，可实现按自己的需要自定义模块。
企业在经营和成长过程中，会逐步沉淀下很多规章制度，其中包括各种纸质表单、流程、数据规范等等，但逐步积累的制度和规范如同汗牛充栋，员工根本无法完全学习和全盘掌握，规章制度的优化和调整也很难实时将最新版本传达到每位员工，正是制度的形成、推广和优化过程的高难度使得制度不能有效落地。大部分员工对制度的掌握仅限于考勤、例会等基本规范。
另外，高端的OA系统可以自主的动态磨合制度，促使企业制度得到优化和改进，趋于完善与合理化。一般OA的做法是根据制度来配置流程，而在使用的过程中，企业难免会遇到各种特殊情况与实际变化，针对这些情况，性能优秀、扩展性强的OA系统能够立即调整流程，使得业务流程得到及时的改善并趋于合理。
于公文管理方面，OA的公文管理系统是以工作流为基础定义的特殊工作流模块，主要实现内部公文管理电子化，由电子行文代替手工行文，解决公文传递慢及成本高、信息不及时、不同步、办理情况不易于跟踪，办理意见不利于查阅等问题。
如今，信息管理能力已经成为衡量企业核心竞争力的标准之一。OA的信息管理平台提供了跨越组织与按组织的信息管理模式，为用户实现信息与知识的发布、共享、积累、利用与创新的全过程管理，为企业节省大量传递、查找、管理信息的成本，实现企业打造学习型组织的意向。
目前，协同的含义已经渗透到各行各业之中，用户对OA办公系统的应用要求正在逐步提高，质量上乘，高性价比的OA软件，集成了人、财、物、信息、知识等诸多企业的资源，逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的知识协同的平台。相比其他同质化软件，OA融合了协同、知识管理、门户等精髓，并在大并发、四维管理权限以及平台化技术上大放异彩，始终站在行业的最前端。对于一个真正有实力有远见的OA厂商来说，其产品能够有力地帮助用户实现科学管理、提高效率，节约成本的这些根本目标，那么经济发展的疲软不仅不会成为制约企业发展的障碍，甚至会成为品牌发展的加速器。协同OA，正用智慧点亮未来。
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