采购管理如何做到“适质”？随着市场经济的发展，采购管理的重要性越来越受到企业管理层的关注。据统计，生产型的企业至少要用销售额的50%来进行原材料、零部件的采购，而中国的工业企业中，各种物料的采购成本更是高达企业销售成本的70%。显而易见，采购绝对是企业成本管理中“最有价值”的部分。加强采购管理，能够帮助企业有效降低采购成本，提升企业效益。
为实现企业采购效益最大化，采购专家提出“5R”原则：适时(Right time)、适质(Right quality)、适量(Right quantity)、适价(Right price)、适地(Right place) ，这也是当今社会普遍认可的采购5R原则。其中，“适质”是指合适的品质，即采购回来的物料质量要“过关”，从源头上确保企业最终交付给客户的产品是高品质的。另外，采购管理“Q.C.D.S”原则，即质量(Quality)、成本(Cost)、交付(Delivery)、服务(Service)并重的原则，也将质量摆在了第一位置。
可见，采购管理中，质量的重要性已经得到广泛关注。具体来说，如果才能够保证采购物料的高品质呢?采购管理如何才能做到“适质”呢?编者认为，要保证采购的高品质，可从以下几方面着手：
首先，注重供应商的甄选，通过科学严谨的机制帮助企业严格甄选供应商，如设置公平公正的供应商准入规则，以及多维度的供应商资格审核与评估等，帮助企业甄选到优质的供应商，通过优质供应商确保优质的原材料产品。
其次，能够对采购产品的交付情况进行全方位的监控，在交付时支持企业按照采购订单/合同的规则和要求对采购的产品进行质检和验收，并实时跟踪交付与验收的情况，确保产品交付已采取适当的审查与验收，以尽量减少意外情况的发生。
另外，融入报表数据分析。企业可根据质检结果自动统计货品的合格率及退货率，持续跟踪供应商供应产品质量，并作为供应商绩效评估的一个维度，及时淘汰不合格供应商，确保采购物品质量。
现代企业要把好采购品质关卡，真正做到“适质”，先进的管理工具是其中必不可少的要素之一。8thManage SPM(供应商与采购管理系统)是本土自主研发的较为成熟的采购管理系统，它从供应商甄选、采购物料质检和验收，以及采购物料质量跟踪等方面，来促使采购管理做到“适质”，实现高效的采购管理。当前，先进的采购管理系统不仅能够在一定程度上优化整个采购流程，提升采购效率，降低采购成本，更重要的是，它从采购前、采购中、采购后等多个维度出发，全方位把控采购原料质量，为产品质量提供了保障。 采购管理系统设计方案示例1)采购申请管理 总体说明 所有采购在线提交申请表单，在线审批，实时在线汇总统计，并与各数据库关联； 包含大约10类不同采购项目的申请电子化： 设备申请 对应设备申请单，购买接收后相关设备自动进入“设备管理系统”； 办公用品采购申请 对应月度采购清单，与“办公用品管理库”对接，设置每种办公用品最低库存预警提示，自动生成采购清单（包含：物品名称、规格、单位、数量、单价、总价等），清单可以手动调整，经审批、采购、接收流程后自动进入“办公用品管理库”，即库存根据采购清单自动增加，无需手工录入； 机票申请 对应机票预定与机票变更单，在线审批，实时自动统计费用与退改签次数； 火车票申请 对应火车票预定与火车票变更单，在线审批，实时自动统计费用与退改签次数； 印刷申请 对应印制申请单，在线审批，生成相关合作记录，自动计入“供应商管理系统”，自动对印刷供应商进行实时管理与统计； 礼品申请 对应礼品申请单，生成相关合作记录，自动计入“供应商管理系统”，对礼品供应商进行实时管理与统计； 其它申请 询价记录 与“供应商管理系统”对接，自动生成相关询价记录，形成历史记录，有据可查； 2) 采购单管理 所有采购单电子化，在线申请、审批； 所有采购单完成后，禁止修改，统一编码归档，实时调阅、查询、统计； 采购单编号 | 采购单类别 | 采购日期 | 公司相关负责人 | 产生费用 | 各种签字/备注 3) 采购验收 与“供应商管理系统”对接，生成每次采购的验收记录； 各种采购申请验收后，相关内容自动进入相关数据库，如： 设备自动进入“设备管理系统”； 办公用品自动进入“办公用品管理库”； 各种询价记录、采购计划、验收记录进入“供应商管理系统”，对供应商进行全面管理； 图书进入“图书管理系统”；// 外部系统，需要开放接口； 各种采购单自动归档进入“采购单系统”； 问题探讨 机票、火车票、印刷、礼品、福利、光盘、扫描分别纳入那个系统； 礼品、福利是否可以纳入“办公用品管理系统”； 4) 采购统计 在任意时间阶段内，实现以下项目的实时统计： 各种采购科目数量统计：如购买设备数量、购买图书数量等； 各种采购科目费用统计； 相关负责人工作统计、汇总；
采购管理系统有哪些功能◆采购管理：
通过完善的供应商档案管理，对供应商提供的货品进行价格、质量、交期的管理，以实现供应商的评估和分析;企业可以根据实际情况进行采购业务流程的定制，对采购业务进行全过程跟踪管理，实现采购业务执行与订单相匹配，有效控制采购成本。
◆ 支持普通采购、受托代销、直运采购业务三种业务类型
◆ 完整的供应商管理和分析体系，可以对供应商的价格、质量、交货情况等进行分析
◆ 完整的采购业务流程，从请购单、采购计划à采购订单à到(退)货单à检验单à入库单à采购发票à采购结算的完整处理流程，单据之间都有业务关联，也可根据企业实际情况进行流程定制
◆ 严格的采购过程监控，通过采购综合统计表、在途货物余额表、暂估入库余额表等的查询，使采购和生产部门实时了解采购不同业务环节的执行数量以及订单执行情况
◆ 丰富的采购明细和分析报表，如采购执行情况表、采购成本分析、货龄分析、不合格原因分析等
◆应付款管理：
通过应付款管理系统可以进行发票录入、结算的处理，它以发票、其他应付单等原始单据为依据，记录采购业务以及其他业务所形成的往来款项，同时提供票据处理功能，实现对承兑汇票的管理。能够处理应付款项的支付、转账等业务，并自动进行业务单据预警，实现企业从采购到付款业务的追溯，有效对企业资金流出进行预测和管理。
◆ 应付款管理可以与采购系统、财务系统完全集成,实现企业资金流出与业务、财务核算的一致、统一。
◆ 提供采购发票、付款、退款、票据管理、应付款结算等全面的付款业务流程管理
◆ 提供应付，结算凭证自动生成、到期债务预警、与总账和往来单位对账等综合业务管理功能
◆ 提供完善的应付管理体系，包括应付账龄分析、付款分析、欠款分析等管理报表，帮助企业及时支付到期账款，合理地进行资金的调配，提高资金的使用效率
◆库存管理：
库存管理适用于中小型工业企业和商业企业，可与用友T6企业管理软件其他业务系统紧密集成，包括与存货核算管理、销售管理、采购管理的业务单据自动传递;支持企业各种出入库业务类型，提供保质期、调拨、盘点等业务管理，及时动态掌握各种库存信息变化对业务的影响，提供各种储备分析表，齐套分析表，呆滞物料分析等，便于企业进行存货的控制和库存结构优化，从而避免材料积压占用资金或材料短缺给企业带来的不必要的损失。
◆ 普通出入库业务管理：对采购、产成品、受托代销入库;销售、委托代销、材料、配比出库、其他出入库、调拨，盘点等各种业务进行全面的管理，为相关部门提供准确的库存信息
◆ 特殊出入库业务管理：对组装拆卸、形态转换等特殊业务进行处理，保证在特殊行业中或特殊业务下库存数量的准确，避免因库存管理漏洞造成的企业损失
◆ 库存可用量管理：根据企业的实际需求设置可用量计算公式，为计划编制提供实际可使用的材料库存数量;通过可用量检查，帮助销售部门在销售时查看成品可用量，准确回应客户交期、数量的询问
◆ 条形码管理：使用通用条码或自定义条码，利用采集器采集存货数据，批量生成单据，提高物流效率，减少误差
◆ 批次管理：通过对存货的收发存情况进行批次管理，实现对物料出入库的全程跟踪，质量追溯
◆ 保质期管理：通过对需要进行保质监控的存货设定失效期以及保质期预警天数，系统自动对存货保质期、失效期提供预警
◆ 货位管理：通过按照货位细分的仓储管理，做到仓储现场规范管理，方便物品存取。
◆ 不合格品管理： 对不合格品进行登记，用以备查;确定处理的，按照不合格品处理流程处理，记录处理日期、地点、处理方式等信息
◆ 远程仓储控制：对于异地仓库，可实现远程库存业务操作，以实现企业物流信息的集中管控，以解决总公司与分公司距离较远无法联网，又需要传送数据、集中管理的问题
◆ 准确及时的库存展望为企业提供未来某一段时间之内的每个时点的库存可用量情况，方便企业提前针对各种库存进行相应的购、产、销安排
◆ 存货分析报表：通过各种库存分析数据，形成丰富的库存分析报表实现库存展望、对呆滞积压、缺料、齐套、库龄等进行分析
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