1、知识管理系统应用由浅入深的特点决定的
由于知识管理系统办公系统在一定程度上改变了员工原有的传统办公习惯，经历从不熟悉到熟悉，结合用户自身需要不断深化的过程，采取分阶段实施和推广，应用由浅到深并逐步积累知识管理系统信息化的经验，循序渐进的实施方式更容易推广和获得成功。
3、企业知识管理系统需求是一个动态的发展过程 知识管理系统办公系统是为了满足企业现实的管理需求，提高企业整体运营效率的工具。而企业管理需求是随着企业的发展而不断变化的，任何一种既定的知识管理系统产品都无法满足企业长远的发展规划，按照企业发展阶段、有计划、分步骤的实施才能贴合企业不同发展阶段的管理需求，发挥知识管理系统系统的实际应用价值。
知识管理系统办公系统的实际应用情况往往跟前期预设规划有些出入，分阶段实施有利于及时发现问题并进行相应的策略调整，大大规避了因需求把握和管理问题的失误、产品和知识管理系统软件厂商选型失误以及规划失误等造成的实施风险。
知识管理系统办公系统分阶段实施，也可避免资金一次性投入，缓解了企业资金压力。还能按照实际应用情况调整预算，在一定程度上避免了资金浪费，节约开支。
企业对管理软件的需求也有可能不仅仅局限于知识管理系统，在后续引入其他管理软件，如：ERP等软件时做好系统之间的集成规划，避免多系统的孤立导致的信息孤岛，从而在整体上提升了企业的办公效率和信息化水平。
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