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在线办公自动化系统：物流管理系统对与企业库存管理的启示 |
| 作者：佚名 来源：网络 |
| 导读：在线办公自动化系统专题：物流管理系统对与企业库存管理的启示：目标 该企业在库存管理以及物流方面存在管理手段落后，库站分散、信息沟通不畅，同类设备多、备件重复储备、数据“孤岛”无法共享等问题。这些问题有其单位自身的特性，但大部分属于我国企业库存管理上的共性问题。企业决定尝试通过信息化建设加强对物流网络管理。设计企业以计算机网络技术为手段，通过再造业务流程，建立，在线办公自动化系统专题，免费办公自动化系统 |
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关键词：
协同办公
ERP软件
档案
客户管理
知识管理
项目管理
合同管理
进销存
设备管理
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在我国物流服务企业中，仅有39%的企业拥有物流信息系统，绝大多数物流服务企业尚不具备运用现代信息技术处理物流信息的能力。一方面是缺乏信息化管理的意识，没有超前的观念和技术创新的原动力，也没有全面地了解管理信息化给企业的发展带来的推动作用。物流管理信息系统实现从物流决策、业务流程、客户服务的全程信息化，对物流进行科学管理。
一、企业物流管理现状及信息化管理物流的目标
该企业在库存管理以及物流方面存在管理手段落后，库站分散、信息沟通不畅，同类设备多、备件重复储备、数据“孤岛”无法共享等问题。这些问题有其单位自身的特性，但大部分属于我国企业库存管理上的共性问题。企业决定尝试通过信息化建设加强对物流网络管理。设计企业以计算机网络技术为手段，通过再造业务流程，建立规章制度，整合管理资源，扁平化管理和软件研发，通过开发已实现“数字化物流”系统，同时通过接口开发与企业的财务系统互联，努力实现企业资金流、物流、信息流和业务流的“四流合一”。通过系统建设，预计库房流动资金周转将提高一倍，周转天数降低46.4天，节约库房流动资金占用5000万元，节约银行利息250万元。
二、企业现状要求通过信息化建设加强物流管理
首先从物资管理自身需求来看，一是分散的物资管理，会造成库存流动资金占用较大，企业上年度库存流动资金占用1.86亿元；二是库存积压物资庞大，重复采购。由于信息不能共享，同类储备很难综合调剂。积压物品，将影响生产成本；三是手工记账，无法高效准确地对物品进行分类管理。仓库盘点往往出现物品数量和账目不符的情况，管理人员多，工作效率低；四是单个微机库存管理，形成企业内部封闭的信息孤岛，很难全面及时地掌握库存物资的动态信息。
其次从物资使用单位需求来看，一是计划处理反馈不及时。计划上报后，是否正常处理、合同签订情况、供应商情况、到货情况使用单位不掌握，以致计划重复上报；二是对单位物资库存分布情况和实时成本情况无法监控，调剂成本的现象时有发生，成本不实；三是分散的采购和储备管理，不能发挥集中采购的竞争优势；四是成本实时监控管理的要求越来越迫切，部分制造部门已经提出物资核算到车间班组机台的内部管理要求。 最后从监管的角度看，一是财务和业务没有实现一体化，不能及时准确的反映市场的价格变动情况、物资到货情况、估价入账的明细情况，财务核算不及时；二是管理手段的落后，造成了管理机制上的漏洞。急需的物资进不来，不急需的长线物资占用库存，计划上报和预算管理脱节；三是供应商及付款管理不够规范；四是传统的手工统计方法，滞后的信息反馈，难以满足现代化管理的需要。
三、提出的具体解决手段
通过对企业物流库存管理进行重新流程设计，实现流程全程计算机规范化管理，通过计算机控制物流工作。首先用料部门直接在内部网上提出物资需求计划，单位专业人员进行网上汇总，各级领导在网上审批，交库领用后的质量监控反馈网上闭环管理流程。其次规范招标采购流程，加强供应商管理，实现中标信息网上传递。同时约束合同标底、供应商，由计算机生成合同，依据合同按照生产进度需求合理交库。第三规范交库、应付款挂帐的业务流程。交库单全部依据合同生成，应付款依据发票和验收入库单自动生成，ABC方式付款结果自动形成。通过上述流程规范了库房管理的业务流程，彻底甩掉传统的手工记账流程。同时审计建议配合新业务流程完善各项规章制度，形成各环节工作人员相互监督制约机制，加强系统制约功能。 具体实施思路。业务系统和财务系统建设通过建立预算、计划、招投标、合同、交库、资金、统计七大功能模块，从而形成涵盖企业全部业务流程的四个闭环控制系统。
（一）计划闭环控制系统
计算机系统依据年度预算指标，按月均形成分类预算，限定月需求计划。各用料部门上报月需求计划，汇总后网上三级审核上传计划到供销部门。超预算计划，计算机系统自动锁定无法输入审核。计划必须在指定日期前在网络上传递。通过上述控制提高上报需求计划的准确性和及时性，使物资管理部门对月消耗做到心中有数，由事后统计转为事前控制。
（二）合同闭环控制系统
采购人员接到月需求计划后，要先利用库房管理系统，查询当时全部库存信息，进行利库处理，无库存由计划人员确定采购方案，由招标人员审核投标方资格，提交招标管理委员会进行招标。采购人员、计划人员、招标人员三方职权分离，形成互相监督、制约的透明机制。一旦招标委员会确定中标渠道和价格后，由采购人员在系统中起草机制采购合同文本，合同管理人员按中标通知书，审核机制合同。任何人无权修改中标结果。
（三）入库核销资金闭环控制系统
采购人员依据计划及采购合同，在网上开具机制入库单。入库单上标明供应商名称、合同编号、品名规格、计量单位、计划入库数量等。保管员直接在网络上填写实际交库量，系统自动在合同中减去所开具的物资数量，入库单数量必须小于等于合同所剩数量，超合同数量与无合同不能开具机制入库单。
（四）查询闭环控制系统
供销部门物资管理工作业务，全部通过计算机系统完成，计算机完成的每一项操作在系统中都留有记载，从面实现通过系统对计划、招标、合同、入库、出库、资金占用、挂账、付款信息的查询，为实时了解各环节工作状态起到了关键作用，并形成了监督制约保证体系，促进了规范化管理。
物流管理信息系统能给企业带来的好处有：
1、提高企业物流综合竞争力
2、内部运作效率提高，能够从容处理各种复杂物流业务
3、通过与客户的实时信息共享，提高了客户服务质量
4、在对大量的客户业务数据进行统计分析的基础上，使得向客户提供增值服务成为可能，并挖掘出巨大的销售潜力
5、加强总部对分支机构的管理以及与股东单位、合作伙伴、支持资源的信息沟通、业务合作，向管理层、决策层提供实时的统计分析数据，提高了市场反映速度和决策效率。
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