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在线办公自动化系统专题

在线办公自动化系统：OA系统选型：技术为本，服务为辅

通俗概括的讲，OA办公系统就是日常办公管理系统，通常情况下，其主要功能包括文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理等等，这些都是日常办公工作的处理范围。、
近几年来，为了实现信息化管理，越来越多的企业选择OA协同系统来优化自身的管理组织结构，希望通过实现数字化办公来调整管理机制，增加协同办公能力，提高工作效率和决策效能。但是许多用户在使用过一段时间的OA系统后却从其中发现了各种各样的问题，例如使用起来操作复杂、故障较多、维护投入过大等问题，这时难免会产生后悔情绪，后悔没有在选型时期做出更好的选择，这也就足够说明了OA选型的重要性。那么对于初次选用OA系统的企业来说，必做的功课都有什么呢？
为什么要注重技术呢？OA技术对于OA系统的影响可能不是十分明显，但技术却是支撑起OA产品的根本，先有了OA技术，才在此基础上生成了产品。不同企业的管理结构各有不同，对于OA系统这一办公软件自然有许多只适用于自身的个性化需求，这时如果是不具备先进完善技术的产品就无法让用户满意了。而OA技术在过去的三十余年经过了数次更迭，从不成熟走向成熟，使得OA产品越来越实用，越来越易用，这也证明了技术对产品的重要性，对于可能在技术水平方面并不高的绝大多数企业来说，技术先进完善的OA产品就更会容易上手了。相反的，对于技术水平较高的企业来说，OA产品的技术水平就显得更加重要了，系统升级，二次开发，全部都离不开先进的技术水平，这一点以技术型厂商华天动力为例，因为多年来致力于钻研技术的高精尖，技术水平已经在OA产业内达到了一个高峰，其魔方架构自定义平台、工作流技术、智能报表等业内领先。与此同时，成熟的技术也是规避故障风险的保障，使OA产品更加安全稳定，从而减少用户在使用过程中会遇到的许多不必要的麻烦。
人们常说：卖软件就是卖服务，而企业为了没有后顾之忧，在选型时不仅会注重技术，也会对厂商售后服务方面的口碑进行细致的考量。还是那句话，世上本没有完美无缺的东西，所以OA系统在长久的使用过程中难免会出现故障，虽然选择技术先进完备的OA产品可以尽量减少出现故障的风险，但这还远远不够，既然故障会发生，那么企业就不能不去考虑一旦出现故障了应该怎么办，因为OA系统是要和企业整体运作紧密结合的，故障后带来的不便与损失是无法估量的，这时OA厂商的售后服务效率就变成了企业损失或大或小的关键点，服务响应是否及时，服务效率是高是低，故障处理是否彻底，都是企业在选型时应该提前做好调查与考量的。
技术为本，服务为辅，笔者认为这便是企业在选型时应该做好的功课与准备。当然，其他方面的因素也是不能忽视的，产品、功能、品牌，每一个企业都要根据自身的特有情况来选择真正适合于企业运作的OA产品。
办公自动化系统中的公文管理、日常办公、个人事务管理等功能是员工提高协作能力、提高办事效率的重要工具。通过将原有的手工作业形式迁移到电子化、网络化、流程化的办公平台上来进行，可以加快办公信息传递的效率，减少重复工作。而且由于协同办公平台能够完整的保留办公流程中的过程记录和结果信息，从而有效避免了手工作业模式下经常出现的出错、遗漏等问题，使员工可以将更多的精力投入到办公事务的内容上，因而能够大大提高个人的办公效率。
OA办公系统自上个世纪80年代进入我国，至今已有30年之久。期间，共经历了四个历史阶段，从最初的文秘型OA软件发展到流程型OA办公系统，再发展到后来的协同型OA办公系统，一直发展到今天被广泛应用的平台型OA办公系统。到目前为止，平台型OA办公系统在我国企业中被普及应用。       然而，随着移动互联网技术和云计算的不断发展，单纯的平台型OA办公系统已经不能满足企业的现时需求，OA办公系统将走向协同化、移动化、流程化等方面发展。