1、购买档案文件管理系统前要做好需求分析。在选择档案文件管理系统前必须先弄清楚本单位实际情况和自己工作需要，不要一开口就说：我要一款最好、功能最全的档案软件。要知道，绝对通用的档案文件管理系统是不存在的，就象Windows操作系统一样，它不可能适合所有用户。没有绝对通用的软件是一个普遍性原则。
搞清楚自己的需要这是购买档案文件管理系统的前提，如有的档案部门拟同时建设电子文件中心和数字档案馆，那么其对档案文件管理系统功能的要求就比较全面，有的只是想实现档案目录的数字化检索，其要求就比较简单。
你要针对自己的需求与软件厂商沟通，这样就不难找到合适的档案软件了。我所在的工作单位，需要管理的档案种类比较多，但每个种类只需要能快速查询就行，不太需要深入复杂的功能，档案文件管理系统的自定义档案模板就很好的满足了我这方面的需求，从而成为我选择档案的首要理由，但这并不适合所有用户，比如有的用户要管理人事档案，而且对人事档案方面的管理有一个对数据进行处理的工作流程，而不是只需要查询、打印那么简单，那么用档案这些互相独立的模板去管理，用起来肯定就不如专门的人事档案软件方便了。
2、档案文件管理系统的运行要稳定。有的软件厂商在其广告上宣传的天花乱坠，但真正购买后用起来，才发现许多问题，而这时钱也付了，数据也录入了很多，发现问题也只能打嘴官司。我购买档案文件管理系统的前提是，我使用了有半年多，因为担心到期后不能使用，专门建了个档案模板录入一些无用的数据，目的就是为了反复对软件进行测试，结果半年来软件运得非常良好，偶尔发现些问题开发商也都及时帮我解决了，这就打消了我的疑虑，使我对软件、对开发商都持一种放心的状态。
3、档案文件管理系统性价比要合理。在价格问题上，我是这样看的：如果软件买来用不上，再便宜也是浪费;如果在质量和服务上都有保障，而且软件也符合自己使用的情况下，我们应该追求低价格。这是个原则，但实际上当今社会节奏快，如果一一去试用又不现实，怎么办?我是这样做的，瞄准几款档案软件，先一一问价格，挑选几个价格合适的进行一一考察，然后再选择几个大致看看，对有兴趣的直接试用，这样可以有效提高选购的效率。我在选购时，档案文件管理系统本身就提供了四个版本四种不同的价格，功能上稍微有些差异，试用后意味着我可以选择购买不同价位的版本，这一点也为了选择该软件提供了一个便利。
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