工作流究竟是什么?工作流,就是工作流程的计算模型,即一类能够完全自动执行的经营过程,根据一系列过程规则,将文档、信息或任务在不同的执行者之间进行传递与执行。目的是实现多个部门、多个参与者,利用系统按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。通过电子化、智能化的手段降低信息减损、减少时间消耗,提高管理效率。
工作流在OA系统中扮演怎样的角色?对于OA系统来讲,实现流程管理也就是实现工作流的畅通。工作流就像纵横交错的管道,构成一张严密的办公网络,连接起企业内每个人、岗位、部门、事务。因此这张网络的顺畅与否,决定了企业办公效率和执行力的高低,成为了OA系统高低端定位的重要分水岭。
如何操作好OA系统工作流?既然工作流是能够完全自动执行的,那是是不是就完全不需要人为干预了呢?回答这个问题前我们先来看看下面这个问题:扫描仪能够扫描文字,是不是编辑都可以下岗了呢?答案自然是否定的。无论是扫描仪还是OA系统工作流都不是自发形成的,都是经过前期技术人员的研发、制造、设计的,更重要的是二者成果的产生都需要本体支持。即工作流需要有设计好的流程样本,扫描文件需要事先编辑好的内容。如此这般,当我们想要将流程样本电子化时,设置过程是否简单、精确就显得尤为必要。
对于一些优秀的OA厂商来讲,它们可以提供图形化的流程设计,企业可以直观地自行修改和设计流程。另外,其OA系统通过纯WEB在线编辑、word、excel导入的方式可以轻松实现表单的自定义,方便业务部门而不是技术部门自己建设和管理流程表单。
在内部数据关联上,比如“报销单”和“借款单”之间的数据关联:在填写“报销单”的时候,系统自动调出之前的“借款单”,提取借款金额,直接计算出报销的结余,无需出纳手工计算。另外如“费用单”和“预算单”之间的数据关联,“请假单”和“休假单”之间的数据关联等等……
工作流是OA系统应用最重要的核心,做好工作流管理功能,可以帮助企业将OA系统的价值最大限度的发挥出来,所以工作流技术也将一直应该是OA厂商们研发的重中之重!
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