知识管理软件遵照易使用，易学习，易操作为原则，让用户对其没有畏难情绪，也使得知识管理软件在各个企业得到了高效应用。
知识管理软件依据需求，其功能模块的组合，给单位、组织提供知识管理的各种功能需求，实现单位组织知识整理和传播、信息管理、协同性知识管理工作，有效促动思想火花的碰撞和创新等。知识管理软件的开发关键，是要根据单位、组织的业务需求和用途来规划和开发的。
保证组织用户能够在使用知识管理软件过程中获益，综合知识管理软件的可拓展性主要考虑的是，知识管理软件不仅要能够满足组织现有的业务需求，还要适应单位组织发展或业务的变化而拓展。
知识管理软件往往是随着企业需求的增加而扩大，所以知识管理软件需要能随着它所支持的业务一起成长。在开发知识管理软件过程中，往往是从一个核心的需求开始，逐步扩大其规模和功能。
