其它的工具就保留着大量可修改，和在公司中可灵活使用的功能。知道如何使用你项目管理软件的所有功能，会让你更容易的去安排你的项目。这些窍门会帮助你，更快的制定你的计划，和帮助你能真正飞越你的项目管理任务！
1、使用提醒
当有事发生时，项目管理软件可以电邮提醒给你。很多人很担心的是这种「公众媒体」功能上会有数据超载，或者是他们不能控制接收数据的数量。当然，这是不正确的，你可以把关上的提醒打开，这样你就可以巧妙地控制你所发出的数据了。
提醒可以制定来告诉你，任务已经完成、刚开始或者是超时了。自定义适合你需要的提醒，比一起避开它们更好。
2、个性化屏幕
改变颜色、加上你公司的标志或者上载你项目团队成员的照片，很多项目经理并不意识到，当要作个性化时，他们网上项目管理软件是可以如何的灵活。
项目团队个性化的经验，通常都只会变得更好！有趣的是，看到你的同事在他们评论的对象旁弹出一幅图像。当你可以看到和你说话的是谁，这让协作的努力看来会少些困难！
3、创建网上活页夹
文件储存是任何项目信息策略中很重要的部份，你需要在一瞬间就能把文件找出来，这意味着要创建一个适合你的存盘系统，建立活页夹，并善用它们。
4、工作及汇报
你是否知道，你可以在背后作报表的吗？你不需要盯着屏幕，去等候你的报表过程。当产生报表通常是甚为实时的，如果你要从一个大型项目中抽出数据来，或者要求系统送回很多行复杂信息，这要用上好一会。
当你报表运作中，并很着要做一些工作时，从屏幕中浏览，你会注意到，当你的报表完成后，你就可以继续做了。
5. 分享
你的项目管理软件并不只是为你所用，有一个很大的可能性，根据你所用的工具，你可以和任何人分享数据。分享你的报表、预算信息、时间表、文件和资源分配，这些当与顾问或其他第三方一起工作时，可以是十分重要的。用选项来作内部分享，意味着你可以准许他们接触你项目的文文件（有你的准许），简单的以他们的电邮地址。
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