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在线办公自动化系统专题

在线办公自动化系统：OA办公系统成为解除管理危机的终结者

OA办公系统涉及全员应用，对于企业日常运营来说，会用到哪些基本功能呢？上至企业集团领导，下至普通员工又是如何应用OA办公系统的呢？接下来，就通过具体的OA功能模块，来带大家体验高效的OA办公系统。
1、OA工作流程
企业普遍应用的OA基本功能模块包括：协同工作、工作流程、表单应用、报表处理、公文管理、公共信息、计划管理、会议管理、任务管理、项目管理、知识管理等等，其中企业日常办公中应用频率最高的当属OA办公流程。
我们了解到OA厂商中，广受OA客户青睐的“中国管理软件项目成功率第一品牌”九思软件，其OA工作流程主要功能包括流程定制、流程门户、发起流程、待发流程、流程监控、办结查阅、流程代理、流程转办等。可以方便以管理和制度为中心，规范各单位的分工和协作秩序，并且对业务过程进行关注（工作流执行过程的每一步变化可自动发通知给关注人）、监控、催办，对业务结果进行统计、查询和分析。
2、OA知识管理
铁打的营盘流水的兵，OA知识管理已经成为组织的核心竞争能力之一。企业通过OA办公系统可以把隐形知识显性化，显性知识电子化，对知识进行企业级的收集、分类、沉淀、授权、分享、学习和持续创新，成为领导者构建企业知识竞争力的思考点。
OA办公系统知识管理可以通过对角色的分类，来辅助新员工学习企业知识，或者是帮助重新分配工作的员工迅速了解办公内容。企业员工使用OA知识管理，可以清晰了解自己在企业中的地位，明确权职，找到可以使用的资源，同时关注企业的其他部分，从而了解到整个企业是如何实际运作的。这大大提高了新员工的融入速度，降低了新员工的培训成本。
3、明确你的OA
OA知识管理涉及到分角色明确工作内容。所以，企业每个员工工作性质不同，工作内容也各有不同。通过OA办公系统权限设定，规范员工工作内容必不可少。 比如说集团企业的CEO，通过OA办公系统可以直观了解到自身的工作内容及时处理紧急事务，查看员工工作汇报，了解员工工作进度，绩效完成情况，精确规划整个企业下一步工作目标。 如果是企业的行政总监，登录OA办公系统完全可以轻松掌握企业行政事务，按时安排工作会议，总结会议内容，收发公文等等；若是普通员工，早上一来登录OA办公系统，就能看到企业的新闻公告，通过OA知识管理及时了解工作岗位内容，快速投入工作，为企业沉淀积累新知识，与其他员工沟通交流等。
随着知识经济时代的到来，社会进步正在不断加速，组织迫切需要一个可以实现内外资源
整合的高效的信息系统，从而提升其管理水平。具体表现在：
1）需要一个高效的协同管理工作平台
能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。
2）需要一个有效的知识资产管理平台
过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理，忽视了知识资产的管理，需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，从而提高员工的素质和技能、执行力。
3）需要一个个性化的系统访问门户
传统的OA功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的需求也不尽相同，这就要求系统必须具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问，实现真正的人本管理。
4）需要一个良好的组织文化管理平台
开放的社会造就了开放的社会人，组织规模的不断扩大，导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会越来越少，组织需要构建新的文化环境，便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。
5）需要一个集中的信息整合呈现平台
办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统，希望能够通过办公系统实时、直观地了解到组织的运营状况（如生产、营销、财务等数据），同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。
6）需要一个灵活的业务流程整合平台
当组织面临客户不断提出端到端的服务时，员工办公环境将会越来越复杂，因此需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响应客户需求，同时减少不必要的重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合。
综合上述各种新的需求不难发现，现阶段的OA系统将以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段，以统一的知识门户为展现方式。