什么是协同OA系统呢？简单地来讲，它指企事业单位提高单位内部信息交流、资源共享、流转处理，实现办公自动化、提高工作效率的全局型的应用软件。如果将企业比作人的生命体，那么：OA系统就是人体中的神经网络系统，传递领导理念、指令，协调全身肌肉、四肢和谐运行，愉快工作，使企业充满生命力和战斗力，为企业提供一种管理新境界。
协同OA系统的核心便是“辅助管理，为科学管理提供一种有效的管理手段”。协同OA系统是良好实施和应用是连锁经营企业决胜千里的有效保证，为企业科学管理有效手段，是企业核心竞争力的重要保证。
企业信息化是企业发展的必经之路，推广和实施协同OA系统，根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的信息化管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善，促进企业制度与文化、人与组织的和谐发展。这就决定了企业在协同OA系统或协同OA系统的选型过程中必须立足企业的实际需求，转变以往的思维方式和观点，从协同OA系统真正在企业信息化过程中发挥的重要作用出发，从企业战略出发，选择企业所需要的协同OA系统。
作为企业管理信息化的基础和重要组成部分，协同OA系统是对现代办公过程和组织重新整合、完善和数字化的再造过程。可以说，协同OA系统是企业进入现代化管理的重要途径，是提高办公效率、加大行政管理透明度的必要条件。通常认为，一个企业实现办公自动化的程度，是衡量其现代化管理能力的重要指标之一。
实施协同OA系统是开展精细化管理的重要抓手。从以往比较粗放的管理模式向精细化管理方向转变，业已成为目前公司上下的共识。精细化管理的核心是信息化、精确化、细致化和量化，特征是精耕细作，科学管理，提高效率。建设协同OA系统，有利于进一步抓流程的精细化，有利于抓管控的精细化，有利于抓效率的提高和运作的严谨。
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