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在线无纸化办公系统专题

在线无纸化办公系统：选择OA系统的误区

     误区一：自己开发 自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢？首先，OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好。

     其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的； 再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期；最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。

    误区二：功能越全越好 只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，但这是你必需的么？ 首先，容易造成功能闲置，系统空洞； 其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦；再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大 最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。 选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。

     而OA的功能每增加10%，价格至少会增加100%-300%，经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。 需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作 。

     误区三：价格越贵越好 选择的OA系统越贵，可能发生的问题就越少？ 首先，判断一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格，而是看它是否适合自己； 其次， 价格越高，投入越大，负担越重，风险越高；再次，选择价格昂贵的名牌产品，其实是在替厂家支付广告费； 最后，产品可能没有产品化，开发商还是按照项目在做，没有成本优势。我曾经看到一个小公司在网站上给自己的OA标价360000元，而销售人员居然连它的功能都说不清楚，在线试用了一下，简直是一塌糊涂。这就告诫选购者千万擦亮眼睛，别迷信“一分价钱一分货”，小心被奸商砸着 对中小型单位而言，我认为万元左右的OA系统性价比最高，因为功能性、稳定性、价格方面结合得最好。比如极品的OA，除满足日常办公需求外，还实现了信息流、工作流、知识流的协同管理，同时具有易上手、不限用户、权限管理、简易客户端、自定义工作流、终身免费服务等特点，而价格仅为6980元，这些特点很适合中小型单位。

     误区四：价格越低越好 价格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得怀疑了，这里面是否有猫腻？ 首先，质量问题。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的，还有是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障； 其次，隐性成本。有的软件看起来便宜，但是有用户数限制，比如某OA软件报价5800元，但是只支持20个初始用户，另外每增加10个人需付2000元，这样50个人的单位就得11800元，还有比这个更高的用户费呢。

     最后，服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。 记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。 还有很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。

     误区五：系统越透明、开放、越自由越好 网络办公就是让一切都变得透明、开放、自由么？ 开放必须是相对的，如果所有员工都可以在网上随意浏览单位的财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件，就很容易造成泄密，给企业带来不可估量的损失。

     为解决开放和保密的矛盾，好的OA系统都可以让用户很方便的进行权限设置，这样既方便各种文件在系统内的统一管理又保证安全，管理者根据职位高低给员工设置不同的访问权限，只有具有相应权限的人才能够看到这些资料，其他人则看不到，极品的OA权限管理就可以满足到这种需求。