伟创软件：办公软件专家

在线无纸化办公系统专题

在线无纸化办公系统：梳理OA需求，决定系统实施成败

    成败论英雄，虽然影响系统实施成功的因素有很多，但是软件的优劣以及是否选型准确仍然是决定项目实施成功与否的最重要因素。

    梳理需求是关键

    从选型方面说，用户最应该做好的首要事情就是：理清自己的需求。无数的OA系统选型文章在列出一条条“选型原则”告诫用户时，把建议用户了解自己的需求排在 第一位。可是实际情况中，仍然有很多企事业单位并没有清楚了解自己的需求，而只是觉得，应该提升一下企业管理了;应该建设一下企业信息化了;同行企业上马了新的OA系统，效益得到了提高，我们也不能落后了等等诸如此类的理由。有些用户呢，稍好一些，最起码有需求的轮廓：上马一个OA系统管理 一下公司的销售部门;购买个OA系统解决一下跨地域办公的问题;需要OA系统来帮我管人事、管项目管理等。

   那具体的业务流程呢?管销售有具 体的商机管理流程，管项目有具体的项目实施流程和方法，管报销有具体的报销流程和制度。每个企业都应该有自己独特的业务流程，这些业务流程也 正是企业核心价值所在。现实情形却是另一幅画面：到了项目实施时，用户才发现，这些流程都没有好好梳理过。每个员工只管自己眼皮底下的固定工作，领导只用 来开会和救火，真正能够管控流程的人没有。

   所以正确的做法是，企业首先确定自己的管理制度和方法，继而理顺业务流程，接着选型时寻找可实现 自己业务流程的OA产品，这样当然OA系统实施就容易成功得多。软件说白了只是辅助的工具而已，用自动化的智能手段帮助管理者提高管理效率和易于管控。如果像有的管理者，只是依赖于管理软件出流程出方法，那就本末倒置了。必然会导致项目实施的失败。

   系统灵活促成功

   用户需求确定，那么就为成功实施开了一个好头。同时，如果OA系统自身灵活，可支持用户个性化、自定义的业务流程和要求，那么实施的成功率自然又提高了许多。通过OA系统的自动流转，把每个流程自动推送到负责各个节点的参与人面前。同时实施的过程也是流程再造和优化的过程，当用户在具体实施流程时会很容易发现流程有不合理、效率低、责任不明确的地方，正好利用这个机会进行升级和优化。

   以前的流程运转完全靠人工管理，现在依靠OA系统，领导进入系统就可以精准地管控，了解流程停滞在哪里，在哪里被堵住，责任到人，再也不会发生踢皮球的情况。哪怕领导外出不在公司，移动版本也可以实现跨地域的协作和管控。

   小编说，他们也经常遇到需求不清晰的用户，往往实施时才发现从来没有真正梳理过自己的业务流程，原来员工做事情都是按惯例，而这个惯例是否合理，是否形成了业务规范，从来没有考虑过。有的用户实施前还对自己的需求不以为然，觉得不复杂，可通过实施现场的不断梳理，最后竟做出了复杂的 业务流程，用户自己都没有想到。
由此可见，用户梳理流程和OA系统本身的灵活性两者缺一不可，互相保证，才能促进OA系统项目实施的成功。