伟创软件：办公软件专家

在线制造业OA办公系统专题

在线制造业OA办公系统：“OA+ERP”双剑合璧优化销售订单管理

ERP：孤立的订单管理

公司ERP 上线至今已4 年了，4年之间，公司的业务每年20%-30%的快速发展，组织架构也在不断的变动调整之中。作为一家2B业务销售的企业，当业务规模越来越大，销售管理部门对ERP系统中的订单管理现状开始提出了表现出不满：

订单审批工作量巨大，销售总监希望“减负”。一方面，不是所有的订单都需要他做审批，公司亦要求根据订单的金额、是否符合公司价格策略等不同的条件走不同的审批路径;所以很多时候审批，变成例行公事;而另一方面，虽然ERP提供强大的报表工具，但在审批过程中，这些数据无法直观呈现给审批者，严重影响审批速度。审批量大而操作复杂，让销售总监苦不堪言。

大量的未成交客户信息被流放。在形成订单之前的绝大多数客户数据缺乏系统的记录和跟踪手段，客户信息私有化、断层现象严重。

无底的销售漏斗。销售订单是在ERP 系统中进行管理，而销售机会管理和设备出库管理与销售订单无关联，无法判读销售机会是否真的成功签单，实际签单的真实情况均无法判断，这直接导致财务数据统计节点不一，而每个季度的业绩核算总是忙翻天。

不仅仅是来自用户的压力，还有令人最肉疼的用户许可费也让人抓狂。随着业务规模不断扩张，系统用户数亦不断增长，而销售人员的用户占比亦直线上升，lisence费用水涨船高。看来，优化订单管理势在必行。

OA的非线性思维

如果说ERP的流程管理是线性思维，那么协同OA则是典型的非线性思维，流程信息互通的能力让协同OA在过程化的管理中占据优势。也因此，在协同OA平台上，从商机提交流程、销售订单流程、出库流程以至缺货采购/生产流程并不是一个个孤立的流程，而是环环相扣，在各个部门各个流程节点之间搭起一座隐形的桥梁，共同服务于的一系列流程。比如，商机流程提交上来的客户信息，可以在销售订单审批流程中自动获取，客户联系人信息与客户信息联动，选择客户自动带动联系人信息;比如，出库发货流程关联商机信息，追溯整个的商机转化过程。

OA的灵活性

在一般情况下，业务人员按照销售政策洽谈订单，在政策允许的范围内，订单审批流程极度简化，而当销售订单大于多少金额、优惠力度触及价格底线，或者客户潜在价值很大，需要公司在价格或者产品服务商给予支持，而恰恰又超过了区域经理的权限范围，这个时候往往需要提交销售总监甚至更高级别的管理者去审批。如果在ERP系统里边，好几条流程也未必能够圆满地解决这个问题，而在协同OA系统里边，一个流程就已足够。流程提交后系统根据实现定义好的出口条件，如订单金额、客户属性等自主决定流程路径和流程审批人，销售总监的审批工作量大大降低。

开放与融合

OA与ERP，一个关注过程、一个关注结果，双剑合璧，才能做好销售订单管理。不管在协同OA系统还是ERP系统，客户信息、价格信息、订单信息、财务信息始终贯穿整个销售过程，而要实现这些信息的统一，而好的订单管理一定是能够把过程性的结果给到结果性的系统，同时让结果性的数据为过程性的工作提供支撑。比如：通过协同OA与ERP系统在数据层面的互通与流程调用，在订单审批流程中可以快速调用ERP系统中的客户信息、价格信息，以及以往的报表记录;流程在流程审批结束后，流程中的订单数据自动写入ERP 进行处理，ERP 中会增加相应的订单数据。

从ERP到协同OA，带来的不仅仅是销售订单过程化的管理，更重要的是降本增效。据初步估算，完成订单管理优化后，审批效率可提升200%，而订单数据、财务数据以及审批过程的出错率也大大降低，更为关键的一点在于，销售条线管理者的审批时间被解放出来，从而有更多的精力投入到核心业务，而内部流程的高效也带来用户满意度的大幅提升。