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在线办公自动化系统专题

在线办公自动化系统：企业如何做好电子文档管理

一、企业实行电子文档管理的必要性和优势
         (一)提升办公速度。在企业的档案管理工作中，电子文档以其快捷的办文速度和传输速度等优势逐渐取代了纸质文件。通过计算机软、硬件设备将电子文档进行存储、查询和修改，使办公变得越来越轻松和快捷。只有实现文档的电子化，才能够改变文档使用的种种局限，实现文档信息资源的合理配置、科学管理和高效使用。

    (二)方便文档归类。企业电子文档的使用将传统的文书档案、会计档案、人事档案等分类打破，取而代之的是以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的企业文档可以分散在几个管理系统中，分类也变得更加的详细、科学和规范。从文档保存的角度来讲，传统的纸制文件可能具有很强的优势，但在资源存储与利用的角度来说，电子文档是具有明显的优势的。

    (三)保密性强。与传统的纸质文件相比，电子文档具有一定的保密性，可以通过计算机加密软件对电子文档进行加密，也可以使用文档管理系统对文档进行加密或者进行级次授权，从而可以控制电子文档的使用和阅读。当前计算机的新技术还可以采用密钥和文档分离管理技术，密钥与密文分离存储，密钥的下放与解密由系统控制。对企业核心文件进行驱动级加密，只有通过文档安全系统的身份认证之后，才能获取密钥，对机密文件进行解密。否则，拷贝到的是加密后的文件，无法使用。

二、企业电子文档管理存在的问题
        (一)没有保存文档的意识，文档原稿的修改随意性大。在计算机上起草和撰写文件，这是当前办公室工作的常事。但是，如果一旦将文件从纸上打印出来后， 电子文档就会常常被忽略，多数文档被删除。另一方面，很多企业没有采取很好的措施来保护文档，有些职员甚至对原稿内容进行随意的增写、删除和修改等操作，使文档底稿的内容发生不断的改变，失去了电子文档保存的意义。

    (二)文档分类不明确，没有采用“双重备份”。计算机电子文档的归档工作是依据文档的归档范围和价值程度，将电子文档进行收集、筛选、分类并将其转化为“文件序列数字化档案” 的过程。但是目前，很多企业没有将电子文档进行科学合理的类别分类和价值分类 。另外，在保存工作上，重要的电子文档没有能够做到“双重备份”(即将电子文档备份到两块物理硬盘上或者一份电子文档备份到硬盘上，另一份电子文档备份到其它存储介质上)。这样，如果一旦计算机系统出现问题，特别是计算机硬盘损坏时，一些重要的电子文档就会遭遇丢失的危险。

    (三)缺乏专业的电子文档管理人才。计算机电子文档管理工作，不但要求管理人员具有专业的档案管理知识，而且要有较好的计算机操作能力，更重要的是管理人员需要耐心、认真和判断能力。

三、提高企业电子文档管理水平的对策
        (一)加强企业电子文档的收集与整理工作。对于电子文档管理来讲，收集工作是最基本的。电子文档的特性不同于以往的纸质文件，在收集的范围、渠道、方法上都与纸质文件存在着差异。比如草稿文件，由于其不具备正式文件的功能，并且不易保存，所以在一般的情况下是不进行保留的 。而电子文档相对纸质文件是容易保存的，所以要注意电子文档的管理和收集，可以将与正式文件相关的一些草稿文件进行收集、整理和保存。

    (二)加强电子文档的归档工作。电子文档的归档管理工作，是将电子文档进行整理并确定文档属性后，将其保存在储存介质上，以便长期保存的过程。加强电子文档的归档管理工作，注意电子文档的归档时间，一般以一个年度为一个周期和时限保存，将电子文档的最终成稿刻录到光盘等存储介质上，以便日后进行反复查阅和使用。对于网络环境下生成的大量的业务电子文档，宜采用备份的方法，在网络上进行，但不宜将备份文件和原电子文档存放在同一台网络服务器上。

    (三)加强电子文档的辨别、审核工作。《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出，电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力。因此，要制定详细的工作制度，加强对电子文档的定期核对、辨别和审核工作。主要是审核电子文档的内容是否完整，文档形成的过程是否合规，是否符合归档和存储的要求等。

    (四)加强计算机设备的软硬件管理。做好电子文档的管理工作，加强计算机设备的软硬件管理也是重要一环。例如，创新电子文档的存储手段，为档案管理部门配备必要的计算机设备，且尽量采用光盘刻录的保存方式，而且要确保是“双重备份”。还要定期对计算机的安全漏洞进行维护，及时升级杀毒软件。另外，计算机硬件设备也要达到一定的环境要求，温度要保持在18~20℃之间，相对湿度要达到35％～40％之间 ，
不断加强防磁设备的完善和维护工作，从而保证电子文档信息数据的安全和稳定。

    (五)加强电子文档管理人才培养工作。计算机电子文档管理是一门新兴的专业，从事电子文档管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等方面的技能。因此，档案管理人员要不断学习科学知识，逐步掌握日新月异的信息技术，顺应档案数字化建设的步伐，才能更出色地为企业的档案管理工作服务。