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在线办公自动化系统专题

在线办公自动化系统：工作流管理系统实施的经验和关键要素

什么是工作流系统
工作流系统（以下简称工作流）是一个通用术语,它指工作过程的计算机化或者自动化，并实现流线型的业务运作，它也被称为数字化的工作流系统。
 　　
工作流的发展是由业务过程的自动化演变而成的。像其他的软件技术一样,它是从多种不同的起源发展起来的,有的是从影像管理系统、文档管理系统、关系型或对象型数据库系统和电子邮件系统等应用发展进化而来，有的则是纯粹的工作流软件。用户可以根据每一种方法自身的优缺点选择一种更适合自己的方法。
工作流有以下一些优点: 　　
提高工作效率 通过业务流程的自动化，减少许多不必要的任务和步骤。
 　　
增强商业竞争优势 更短的响应周期和打破地域、时区的约束。
 　　
更好的流程控制 改进业务过程的管理，实现标准化的工作方法以及有效的审核跟踪。
　　
提高客户服务质量 工作流程序的一致性将会为客户提供他们所需要的可预测的客户响应级别和更高的服务品质。
 　　
灵活性 以信息技术为基础的流程设计，在实际实施以前，可以根据业务需求的变化，重新定义和仿真。 　　
节约成本，提高利润。

工作流是如何实现的
工作流的实施需要三个基本步骤：映射、建模和管理。
映射是第一个步骤，其首要任务是确定并且文档化组织内全部现有的手工和自动化的业务流程；

建模则是开发一个有助于建成流线型业务过程的模型。

第三阶段是软件实施以及跨越全部工作部门、业务单元甚至是整个企业的无缝系统集成。
 　　
为了确保工作流系统能够“无缝地”实施到组织机构中，项目组都必须遵从已经定义好的、经过实践确认的行之有效的工作方法，并且在每个工作阶段都必须有可以度量的结果。一个深思熟虑的实施计划被有经验的团队执行，是成功地采用和实施工作流的决定因素。