由于使用的人数众多，在实际应用中会面向不同层次和不同计算机水平的人员，因此要求流程管理系统的使用门槛非常低，使日常许多通过手工完成的事情，被计算机和网络提供的功能所代替，从而节省纸质文件传递在时间和人力成本上的浪费，提高审批和业务处理的工作效率。
2、流程管理系统权限和工作流管理
区别于其他管理软件，流程管理系统拥有强大的权限系统，可以作为一个应用的基础软件平台，集成其他系统或业务模块，如：CRM、ERP中的订单采购、项目管理等。特别是对于平台型流程管理系统，由于其构建在定制开发平台之上，在实现传统流程管理系统作用的同时，能够很好的融合其他管理系统的功能，实现流程管理系统和业务管理于一体的综合业务办公。
在流程管理系统中最具特点是以工作流为中心的各种审批流程，结合企业在行政组织架构上的要求，在流程定制中融入组织结构、人员、组别、角色、岗位等特征，实现灵活强大的定制结构体系，以满足企业在公文审批方面的要求，如：收发文管理、企业的费用报销、请假、采购等流程。通过流程管理系统可以建立企业内部通讯平台，实现工作流转和事务处理的自动化，建立企业信息发布平台，实现文档管理的自动化、辅助办公和实现分布式办公。
