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在线办公自动化系统专题

在线办公自动化系统：协同软件与OA的区别和渊源

进入2009年，协同软件在我国已经走过了7个年头。在点击、协达等一批专业协同软件厂商的倡导下，我国协同软件的市场和产品已经渐渐趋于成熟，用户需求呈爆发性增长态势，被媒体称之为协同软件的“井喷”现象。

中国协同软件之所以炙手可热主要是源于客户的需求，随着互联网的普及以及企业网络的不断升级完善，基于互联网的应用需求逐渐爆发出来，尤其是外包、全球化办公等业务模式的出现，使得多人、多组织通过协同完成一个工作的需求非常大。这之中的很多需求是现有的软件产品无法实现的，这正是协同软件的市场空间所在。进入协同软件市场的每一个厂商都有不同的理念，协同软件产品的功能定位也各不一样。就目前我国的协同软件应用来看，有50%以上应用在行政办公管理方面，剩余不到50%应用主要分布在政府职能业务、人事、客户、供应商等方面，应用于产品协同制造CPC还比较少见。

由于协同软件在行政办公领域的广泛应用，许多人将协同软件与OA(Office Automation,办公自动化)软件等同起来。事实上，虽然协同软件与OA有着千丝万缕的联系，但协同软件与OA在软件功能、应用理念等方面都有差别，不能简单等同。

1、从名词看区别

协同软件(Collaboration Software)是指那些以团队协作为目标的协作软件工具，主要包括群组协作管理，如：工作流管理、项目管理等等;各种通信软件，如E-Mail、即时通信、VoIP等。网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出，协同软件概念也赋予了新的含义，例如结合了Internet、工作流、即时通讯和SOA 等多种技术和手段 。或者可以认为：协同办公、协同政务、协同商务等协同应用，以及工作流管理、项目管理、知识管理、信息门户等协同平台，电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具，组成了我们现在意义上的协同软件。

OA是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型的办公方式，支持这一方式的软硬件系统称之为OA软件或者OA硬件。 OA无论从概念还是应用上看，在我国都有比较长的发展历程。狭义的OA指辅助行政办公所需要的应用软件，主要包括：公文管理、通知、公告、工作日程、工作计划总结、办公资源共享管理等等。广义的OA除了上述内容外，还将与办公管理相关的软硬件产品全部纳入，包括了办公室用的打字、复印等硬件，以及字表编辑软件等等。上世纪90年代中期以前，财务、人事等软件，因其解决的是财务、人事相关的办公自动化方面的管理需求，因而也被划入OA软件的范畴。

从以上关于协同软件和OA的概念可以看出，虽然协同软件与OA在应用上有许多类似之处，甚至功能上有许多重叠，但他们之间有着根本的区别。协同软件更关注的群组之间的协作，侧重于工作流、沟通交流等方面;OA软件是以计算机技术为基础，对办公资料、工作事项进行记录和反映。

2、从历程看渊源

OA相关的概念与软件产品，在我国由来已久。从上世纪70年代末开始，我国陆续开始实施了包括会计电算化在内的办公自动化试点工作。到90年代中期，国家和企业开始对OA进行了大量的人力和物力投入。当时，OA的应用还仅仅是停留在提高个人的办公效率上，例如将手工打印转移到电脑打印，或是利用简单的数据库软件编写程序来建立员工档案数据，查找内部信息。然而OA的本质是提高机关或是企业办公的整体效果。能够将整体办公性能进行提高的，就只有在符合CSCW(Computer Supported Cooperative Work 电脑化协同工作)意义下开发的办公软件系统才能够做到。因此从2000以后，国内许多软件厂商，开始在传统的OA应用软件里，引入了协同管理相关的理念和功能。

此后，国内陆续出现了许多专业的协同软件研究推广机构，复旦协达是最早进入协同软件领域的几家专家机构之一，主要面向协同工作流领域，研制成功了动态工作流编辑器，以及协同应用平台，另一家对协同软件市场推广贡献最大的点击科技，主要面向即时通讯领域，成功推出了解决远程通讯、即时交流要求的协同工具软件和平台软件。

协同应用理念和技术，在OA中得到最为广泛的应用，并促使传统OA产生质的飞跃。融合了协同理念的OA，可以称之为“协同化的OA”或者“协同OA”，其功能核心已经由工作资料的记录、工作事项的反映，转变为对群组间协作完成诸多工作事项的关注。在协同OA 出现以前，我国已经出现过几代OA 软件产品。截止目前为止，OA软件 在我国经历了以下四个阶段：

第一代OA，以单项事务为中心

基于单机，面向个别事务的处理

特点：解决了电子文本的输入、打印、归档等基本要求

缺点：只解决了单项事务，事务之间的关联性差

第二代OA ，以关系型数据管理为中心

基于单机，面向个人或团队的事务处理

特点：解决了数据或文件的管理需求，体现了数据间的一定关联性

缺点：协同工作能力差，企业级信息集成能力差

第三代OA，以多事项的记录、反映为中心

基于局域网，面向多事项的记录

特点：部分解决办公中多种事项的关联与记录，提高了工作效率

缺点：无法实现复杂流程，缺乏与其他管理之间的有效协同

第四代OA，以工作流为中心

基于INTERNET 网络，支持移动办公

抽象管理基础要素，并关联各管理要素

以工作流为中心，组合各管理要素和经营资源

与知识管理、项目管理等高度集成

通过信息门户(员工门户和企业门户等)系统展现

3、从产品看发展

协同软件与OA有着深厚的渊源和密切的关系，这使人们容易混淆协同软件与OA。我们可以通过分析两组概念不同的软件及其发展，来进一步理解协同软件与OA的区别。

参照ERP与财务软件的区别，看协同软件与OA的应用范围不同。1998年ERP(企业资源计划，Enterprise Resource Planning)开始在我国广受重视，我国许多从事财务软件和MRP/MRP业务的软件厂商，纷纷转向ERP。

参照ERP与MIS的区别，看协同软件与OA的核心理念不同。MIS(管理信息系统，Management Information System)曾经是广为普及的一个计算机应用理念，这一理念几乎与我国的计算机应用同步产生，并经历了长达几十年的发展。ERP出现后，MIS越来越少被提及。和ERP与财务软件的区别不同，ERP与MIS的区别不在于所涵盖的功能，而在于各自的核心理念。和MIS一样，ERP也涵盖了人、财、物、产、供、销等管理的方方面面，但ERP是以“资源计划”理念为核心，来构建管理的不同层面，而MIS系统仅仅是信息的收集、记录、反馈。参照ERP与MIS的区别可以看出，即便广义的OA软件可以包含与办公有关的方方面面，但协同软件与OA的理论基础不一样，OA强调的是以计算机为手段“自动化”地完成各项工作资料的记录与反映，而复旦协达、点击科技等协同软件关注的是群组、团队的协作与沟通。

严格来说，我们很难以上述两组软件的区别，来完全说明协同软件与OA的不同。但可以通过对上述两组软件的分析方法，来澄清目前业界部分存在的协同软件与OA的概念混淆，并且可以看出协同软件未来总体发展方向。

与财务软件引入ERP理念、企业MIS系统被ERP所取代一样，传统的OA、电子政务、电子商务等软件会充分吸纳协同管理理念，成为协同OA、协同政务、协同商务。目前，协同软件的概念和应用，还处在推广普及期，对协同软件予以正确引导有利于这个行业的健康稳定发展。我们即要释清对协同软件的诸多疑虑，以更为积极的态度迎接和推动协同软件时代的到来，也要防止肆意张贴“协同”的标签，以免“ERP泛化”的情况在协同软件领域出现。