办公自动化系统要高瞻远瞩 无论出于投入的充分使用、企业的管理需要，还是员工的使用习惯，办公自动化系统都不适合过多更换，最好是能长驻，就像CEO王海波说的那样：与客户做一生一世买卖。而频繁的升级、维护也会对办公自动化系统的正常使用带来影响，因此，办公自动化系统即使具备较好的开放性和扩展性也是远远不够的，还应具备先进性和前瞻性。办公自动化系统从设计思路、开发原则、系统架构、网络拓扑、实施软件系统、硬件设备、开发工具等各种角度考虑整体解决方案的先进性，可以跨平台应用或配置，确保所选主体产品在技术上处于领先水平，充分考虑办公自动化系统今后的延伸，保证系统5年内保持不落后。
办公自动化系统要负载均衡
针对规模较大的集团企业，办公自动化系统还应具备支持大并发的能力和支持应用和数据库等多重负载均衡能力。OA协同办公系统支持附件服务器和数据库服务器分离技术，从而支持数万用户同时在线和同时操作的能力，不会因为用户数的增长或者信息量的增长，而导致系统响应能力下降。
办公自动化系统要开放扩展
一套生命周期长的办公自动化系统应当满足：当应用量和用户数增加时，办公自动化系统可以平支撑新的压力；当新的技术和产品出现时，办公自动化系统能够平滑过渡而不影响用户使用；当产品新增功能加，办公自动化系统可以通过插件的方式轻松实现业务的扩展。由此，便要求办公自动化系统必须具有开放的、可扩展的、可持续发展的体系结构。
办公自动化系统要成熟稳定
首先要确保办公自动化系统是成熟的、稳定的、可靠的，一般的人为和外部的异常事件不会引起系统的崩溃。即使系统出了问题也能在较短的时间内恢复，而且保持系统数据的完整性。如软件主机系统能够保持7*24稳定的不间断运行，从系统软硬件平台及网络等方面来保证系统的稳定性。
办公自动化系统要直观易用
作为全员应用基础管理系统，易用性是OA项目成败的关键要素。办公自动化系统的界面够不够友好，表单制作够不够简单，流程设计够不够便捷，流程展示够不够直观等等，应保证办公自动化系统是易理解、易操作、易调整、易维护。
办公自动化系统要安全可靠
信息安全的重要性这里不一一赘述，从今起频繁爆发的信息安全事件所引发的恐慌中可见一斑。在选型办公自动化系统时，既要考虑信息资源的充分共享，更应注意信息的保护和隔离。办公自动化系统应分别针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备，采取不同的措施，以确保系统的安全性。例如平台安全、应用安全、数据安全、容灾备份、管理安全、密码策略、系统网卡MAC和IP的绑定、支持CA认证、数字签名加密技术、公文和流程和邮件等数据传输加密(Https、sftp)技术、数据进行安全存储加密(mid5)技术、用户/权限的管理，是否可在各个环节提供对第三方安全认证系统的支持等。
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