“协同”的含义从字面上理解就是协作和同步，前者是人员和组织的协作，后者是信息和数据的同步，协同办公系统的工作正是围绕这两方面进行。
以“智慧协同”为例，所谓“智慧”，就是说协同办公系统要开放、智能、灵便、随需而变，实现工作流统一化管理和数据整合，即时响应、动态适应企业管理和发展的需求。
而所谓“协同”，则包括四个方面：
数据的办公协同：既实现协同软件内部的数据整合，又实现协同软件和其他业务系统之间的数据整合，消除信息孤岛。
资源的办公协同：让团队成员随时随地的分享、获取有价值的知识和经验等资源，实现知识管理的积淀、传承和发扬。
人员的办公协同：打破部门、岗位和层级的限制，以项目和事务为核心，实现团队成员间无障碍的沟通和协作。
流程的办公协同：整合、规范、简化办公流程，并实现多系统间办公流程的整合，减少重复工作，提供工作效率和精度。
通过以上的分解，我们就发现协同办公系统并不是抽象的，也不是高深的，更不是全能的，它只是一个实实在在的工具，帮助企业实现更有效、更高效的沟通、协作和管理。
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