首先你要知道它的概念——OA办公自动化系统，将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，这是现在企业信息化最重要的部分。它的作用在于以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。
OA办公自动化系统选型最首要的就是确定需求，确定能够上选型时有所取舍。如果一头扎入OA海洋，您会觉得这也需要那也很好，结果往往偏离实际或者无法实施。
大多数企业采用收集归纳法进行需求定义：把空白的需求表单发给各部门，一段时间后收集上来，对各部门的问题进行汇总归纳，形成总体的需求概况；继而参考从各个OA厂商产品宣传中收集到的信息，整理出一个大而全、缺乏整体性考虑的需求作为招标文件，让各个OA厂家去做方案。
其实，这样的面面俱到，却往往真正收效甚微。一方面各部门大多是站在自己部门的立场上考虑，常常带有很深的专业色彩，将业务应用需求与协同办公需求混为一谈，总希望一个软件能帮助完成所有的工作事项。另一方面所参考的OA厂商宣传，或鱼龙混杂、或互相抄袭、或无中生有；并且，每一款OA软件各有所长，如果不分轻重缓急的想要集所有闪光点于一身几乎没有可能。
OA办公自动化系统选型，要从细节中脱出来，先找到一个组织共性的需求——协同，然后才是关键部门的需求，最后才是重要角色的需求。将企业的需求分出个轻重缓急，才能找真正适合自己公司的OA办公自动化系统。
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