随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。所以建筑行业文档管理系统逐渐成为国内外业界研究的热点。 文档管理实际就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档等一系统操作。文档管理是企业经营管理中不可缺少的组成部分。通过文档信息管理系统的使用，实现文档管理自动化管理的目标，为企业提供了安全、可靠、开放、高效的文档管理系统功能，不仅方便了文档管理的日常操作，而且必免了手工管理中的一系列错误的发生，提高了企业的办公效率和企业文件管理的综合水平。
目前，大多数建筑行业文档管理系统在实现了企业各部门日常文件管理的基本功能之外，还增设了很多的新功能用以满足文档管理电子化、标准化的新要求；功能强大的档案查询模块，大大方便了管理者日常文档的查找工作，解决传统管理中的查找困难、查找耗时等问题。使用现代化的文档管理系统满足了企业“无纸化”办公的求要，实现通过计算机对文档管理全程跟踪的目标。
随着市场信息化的不断成熟，这就要求企业或个人在减少成本的同时更能精确无误的对文档信息进行统计管理，文档管理系统正是在这种环境下制作完成。文档管理系统的建立不仅给管理人员提供了方便快捷的管理方式，从长远利益来说，更有利于电子文档管理的未来发展。 对管理者而言，只需进行一次手工录入，以后的数据使用便直接调用，不仅能及时对文档信息进行登记管理，还能对文档类型，文档管理系统的应用，对于工作繁忙需要在线上传下载浏览文档的人员，可以直接登录网站进行在线浏览上传和下载文档，对于注册用户而言，文档实行信息化管理后，减少了多次信息录入的不便和中间手续的烦琐。
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