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办公自动化系统软件专题

办公自动化系统：OA、ERP、CRM的几点区别

 一个优秀的企业应该拥有良好的管理基础并且创建成为学习型组织，建立起企业管理、品牌和文化优势。随着行业竞争加剧，企业也渐渐意识到仅凭良好的基础管理尚不能建立起真正突出的竞争优势，如提高效率、增强异地信息沟通等管理瓶颈都需要导入新的技术手段才能实现。基于这样的思考，企业就必须开始信息化之路。
  大部分企业在信息化应用中着重于加强企业内功修练，纷纷实施ERP系统，来加强公司资源管理。那么，OA与ERP哪个先行？实施前是否应该考虑OA与ERP的全面集成问题？对此，首先应该弄清楚ERP与OA的区别，从概念上说ERP是企业资源计划的英文缩写，不同的开发商有着不同的设计思路，不同的用户也有不同的需求，一般ERP在企业运用中包含分销、制造、财务三大部分，所以ERP系统是MRP(制造资源计划)的延续，更准确的说ERP是以MRPII为核心。目前更多的是概念产品，如财务软件加上进、销、存就变成了ERP。从理论上说ERP可能涉及的模块有：预测、订单管理、销售分析、采购管理、仓库管理、库存控制、生产计划、产品数据管理、物料需求计划、质量管理、人力资源等等多个模块。
 同样，企业日常办公也需要办公自动化系统，因为企业管理过程中不仅仅是生产业务管理，对于企业的文件、档案、资料、资产、用品等等的管理也是必不可少。目前，很多企业需要的办公系统主要是公文管理、会议管理、档案管理、人事管理、客户信息管理、电子邮件、电子公告以及论坛系统，这些实际上与ERP联系的不是很多，应该说属于传统的办公自动化范畴。
 ERP与OA有本质上的差别，ERP倾向于业务管理。企业无论做什么事都讲究效益，ERP可以从根本上改变公司的运作习惯，OA则没有那么强的功能。所以没有ERP的支撑不会从根本上改变企业的管理习惯，ERP应该走在前面。在集成方面，ERP决定了OA的最终选型与实施，OA必须适应ERP，适应企业资源管理，才能发挥更大的功能，这样看来，ERP更应该走在OA之前。
 任何一个企业都不可能直接照搬现有的OA系统，必须与软件供应商一同进行分析和论证，项目组首先分析OA实施前企业存在的问题，然后对OA系统准确定位，不过最终OA所解决的问题归根到底都是塑造一个利于企业运转的工作流程，而一个企业完整的OA系统应具备以下几个平台：
 企业通信平台——也就是企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，同时便于信息的管理。
 信息发布平台——建立信息发布平台的标准流程，规范化运作，为企业的信息发布、交流提供一个有效场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等都能及时传播，而企业员工也能借此及时获知企业的发展动态。
 协同工作平台——将企业各类业务集成到OA当中，制定标准，将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也逐渐缩小，从而提高企业团队化协?作能力，最大限度地释放人的创造力。
 公文流转平台——企业往往难以解决公文流转，总觉得文件应该留下痕迹，但是在信息化的今天，改变企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，同样可以留下痕迹，真正实现无纸化办公。
 日常办公平台——将自己的日常安排、任务变更等集成在一个平台下，改变了传统的集中一室的办公方式，扩大了办公区域。通过网络的连接，用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落随时办公。
 信息集成平台——对于一些使用ERP系统的企业，已存在的生产、销售、财务等一些企业经?营管理业务数据，对企业的经?营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立、静态的；OA系统具备数据接口功能，能把企业原?有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工及时有效的获取处理信息，提高企业承整体反应速度。
 知识管理平台——建立学习型企业，更好的提高员工的学习能力，系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。
归根结底，OA实施既要求有供应商的正确引导，同时企业更要明确需求和领导的重视，与ERP一样，OA系统的成功上线对企业管理的提升同样会作出巨大贡献。
许多ERP专家都认为流程制造的ERP比较简单，主要体现在流程制造行业的原材料种类少，产品结构比较简单。所以它的BOM结构简单，MRP计划单纯容易实现，以致生产调度过程、成本核算及库存控制都相对容易。持这种观点的人，在他们所著的ERP原理及应用书籍里都有提到。当然这种容易是相对离散制造，尤其是针对复杂离散制造而言的。
然而，就下面的因素来说，流程制造比离散制造更加复杂，更加难于管理控制，ERP的实施难度更大
1.产品结构：离散制造用的是树状层次型结构的BOM，这是一种静态固定型的产品结构，不管BOM有多少层，它的材料数量、材料型号、生产过程是固定的，可能会有少数的代用件，但是总体是固定的。如有变化，需要修改设计。而流程制造的产品结构不能用树状的层次型结构来描述，特别是复杂的流程制造需要用链式结构（单链式或者多链式），既是将产品制造全过程所需经过的生产路线定义为一个流程规格，每个流程规格有各个生产阶段，这个生产阶段是逻辑阶段，阶段的粗细可根据具体的生产情况、管理需求、计量统计手段而定。一个生产阶段可同时对应多个阶段，也可以多个阶段对应一个阶段也就是我们称为V型、A型和X型的结构。一些物料可能要从后阶段向前阶段重新循环再加工。物料的加工走向不是事先能完全固定。
流程制造需要很大的弹性来处理这个问题
2.流程制造在生产经营全过程的计量可能是很复杂的，物料的储运和加工过程中物料转换的计量单位可能出现一下情况：
没有转换关系，如猪用公斤或头来表示，钢用吨或长度表示，油漆用公斤或罐来表示。多少公斤转换成多少捆等，或者即使有转换率关系情况也复杂，如进货时用加仑，储存时用吨，出货时用桶，生产时用夸脱（1.14升），消耗时用盎司等等。而每一批次的物料转换与物料特性有关。
3.在流程制造过程中，物料特性的跟踪很重要，由于流程生产的物料储存、生产过程的混合、分解等使得跟踪物料不像离散制造那样直接明了，所以批次追踪比离散制造更困难。而批次追踪很重要，对产品的安全性、质量、存储期限、成本等等因素的分析和控制提供最基本的依据。
4.由于物料反应机理、设备、环境、操作等等的原因，流程制造过程的波动性很大，所以流程配方（recipe或formula）需要做动态调整。而离散制造是不存在这种波动的。
这样我们能看出，ERP在流程制造行业的实施比离散制造行业更加困难。但是另一方面，我们也看到，ERP在流程制造业还有很大的空间，流程制造业的管理效益还有很大的潜力可以挖掘。
基础管理是企业发展的根本，是企业永恒的主题。没有坚实的管理基础，企业就不可能健康持续的快速发展。一个企业在发展的过程，实际上就是企业如何通过提升管理方法，防范各种可能存在的风险。企业只有管理出了问题，才会产生风险。因此，对基础管理中普遍存在的问题与现象进行研究，对组织内的风险进行分析，利用信息管理系统全方位解决问题，是有效防范经营风险的最佳方式。