企业在发展壮大过程中，总会产生这样或那样的知识资产，这些知识资产大部分以文档的形式出现。在商业社会的早期，这些文档均是纸质版，保存、整理等都耗费了大量的时间和精力。随着信息化社会的崛起，知识资产早已从纸质版转为电子版，文档的管理却丝毫没有获得解放，企业还是需要花费大量的时间在资料的整理和归档上。文档管理系统的盛行，打破了这种繁琐的管理局面，作为企业重要的智力资产，电子文档管理悄然地迎来了新生。
对于企业来说，上线信息化管理系统，将为企业的电子文档管理怎样的全新面貌呢?
首先，确保电子文档不丢失。传统电子文档管理，尽管利用电脑、硬盘等载体来对电子文档进行存储，但是仍然出现存储设备坏掉文档丢失的情况。更为重要的是，众多的文档可能是散落在不同的电脑和硬盘中，缺乏统一的存放和管理，容易造成资料的丢失。
其次，电子文档存放有序，容易查找。在没有上线文档管理系统之前，海量的电子文档查询起来非常不方便，当需要找一个文档的时候，总是要在不同的存储介质上逐一翻查，非常影响企业的工作效率。
再次，文档存放更加安全。相比传统的文档管理模式，电子文档管理系统通过严密的权限设置来确保电子文档的安全，设置不同人的不同权限，如有些人只可以查看，有些人既不可以查看也不能修改，加密技术更上一层楼，安全系数大大提升。
最后，文档流转更加高效。电子文档，如一些合同、方案等，总免不了需要上级领导进行审批，有时候还需要层层把关，多级审批，单纯的线下传递文档进行审批，不仅传递耗费时间，还有可能在传递过程中出现信息遗漏，使用电子文档管理系统，所有的文档审批均在系统中完成，高效又方便。
目前，市场上的文档管理系统非常多，但是质量参差不齐，鱼目混珠的大有在。如何才能挑选到适合自己的文档管理系统呢?小编认为可以从以下几个方面考量。
支持版本管理。相比传统纸质文档，电子文档在修改上更加方便，但是也造成文档原始性的丢失，同时每一次修改都是智慧的结晶，都非常具备有参考意义。选用的电子文档管理系统，必须能够支持版本管理，支持每一个文档不同历史版本的存放和查找。
自定义审批流程。由于性质不同，企业中并不是每个文档都遵循一样的审批流程。电子文档管理系统必须兼具灵活性，支持用户按需自定义多个文档审批流程，包括审批阶段以及审批步骤等。
具备全文检索功能。有时候我们想查找一个文档，愣是没想起文档的标题，只是依稀记得文档的部分内容，此时若是通过一个个打开文档寻找，将是一项非常浩大的工程。选用的电子文档管理系统要具备全文搜索功能，支持用户通过全文检索功能来查找所需的内容。
支持APP登录。移动互联网热潮使各企业管理软件纷纷走上APP之路，文档管理系统也不例外，选用的系统要支持用户通过平板电脑、手机等移动端登录系统，随时随地地访问文档，以及进行文档审批等。
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