其实内部数据往往是企业进行信息管理的基础，一个项目的形成或发展都需要项目组工作人员对内部数据有十足的把控能力。因此，在应用OA系统时，企业用户适应在内部数据管理方面做些细分设计，配合OA软件商对系统运行的连贯性。“如果企业用户在内部数据方面管理有误，那么其他方面将会为0，关键性在于企业应用OA系统时选择内部分享快、安全性高的产品。
而对于关键文档的防护，在用户反馈的意见中最集中的方面是文档传输保障、易操作、报表简化等方面。了解发现，OA的文档防护和报表制作采用自定义流程，界面简单，容易操作，实施上线快，很容易得到老板的认可。而OA具有业内最符合国家标准的收文和发文管理功能，并与档案管理完全整合……然而，这些功能都在于企业用户应用起来与实际工作需求相符才能使其发挥最大价值。，切勿认为关键文档管理仅仅局限在加密、流转控制方面，OA系统在文档管理方面的基础功能同样重要。
相比内部数据、关键文档两方面的防护，外发第三方数据方面是众多企业用户最为关注的安全区。在这一点上，一定在OA系统的涉密功能上做足功课，强化保密管理。同时，业内专家告诉我们：“企业如遇产业外协客户、合作伙伴较多的情况，那么在应用OA系统时关键是通过制定的外发平台对需要外发的文件进行安全加密处理，实现该文档在非单位环境的授权使用，并严格限制该文档的使用权限。”
除此之外，为了防止外发第三方数据的误差，OA系统这样在语言上有多样设计的产品也是企业用户可参考的元素。在遇到不同国家的客户合作方时，统一语言是减少外发第三方数据漏洞的有效方法。
站在企业用户的角度来看，在整个应用OA系统的过程中，各个环节的信息防护都至关重要，而内部数据、关键文档以及外发第三方数据这三大方面的安全是贯穿企业管理的基础。OA系统选型、功能巧应用等是对信息防护的有效渠道，企业用户可以在应用OA系统过程中研究一番。
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