多骨诺牌效应举例:采购价格错误导致的多骨诺牌效应。
某种原材料,现在的价格应为9元。但是,采购管理员由于输入误操作没有审核这个物料的核价单,,导致系统中的该原材料的价格仍然为10元。下面,我们来看看这会产生什么样的多骨诺牌效应?
首先,这个材料中仓库仍然有100个库存,其库存金额为10元/个,总共的库存金额为1000元。
然后,采购部门由于生产的需要,又采购了900个这种原材料。其采购价格实际应该为9元/个,但是,由于采购价格在系统中没有更新,其采购单上显示的采购单价仍然为10元。由于采购管理人员根据平时操作的习惯,错误的认为价格不会出错,所以,没有发现这个价格上的错误。这导致采购单上的金额整整比实际上多了900元 。 当供应商送货过来,仓库入库的时候,仍然是以10元的单价进行入库。如此的话,这笔原材料的入库价格仍然为9000元,这笔材料总共的库存金额即为10000元。而按照正确的价格计算的话,则该批材料的入库价值为8100元,总共的库存金额为9100元。若根据移动加全平均成本计算,则这批原材料的单位库存金额应该是9.1元/个。 然后仓库把这批原材料发给生产部门,生产部门进行生产。生产完成后,在线试用ERP软件分析材料成本的时候,就是以10元的价格来统计这个发料成本。由于当月耗费的原材料众多,所以,成本会计在核对系统计算出来的成本信息时,也没有发现这个错误。
当跟供应商对帐的时候,采购与财务人员才发现这个错误。
在这个流程中,一共有五块多骨诺牌。第一块是采购核价员,由于没有及时更新核价信息,从而推翻了第一块多骨诺牌。第二块是具体的采购员,由于采购员一般没有干预价格的能力,其只核对采购数量与采购产品的准确性。如此,第二块多骨诺牌没有被挡住,被第一块倒下的多骨诺牌撞倒了。第三块牌、第四块牌分别是仓库与生产。由于这两个部门本来就不清楚原材料的采购价格,有些安全级别高的企业,他们甚至不能够了解价格信息。
所以,也根本不能发现这个错误。如此,第三块、第四块牌也倒下去了。第五块牌就是成本会计。由于每个月耗费的原材料很多,所以,成本会计一般也不会去核对发料成本的准确性,特别是移动加全平均成本涉及到的工作量很大,所以,在在线试用ERP软件使用过程中,基本上都是以系统中计算出来结果为准。所以,第五块牌也倒下了。最后就砸到了采购部门自己的身上。
从系统的角度来讲,若能够在采购管理的时发现这个错误的话,那么进行调整还是很容易的,只需要通过采购订单变更价格即可。但是,越到后面的话,则调整会越来越麻烦。最后到月底结帐、成本结转过后,则就积重难返了。
这个多骨诺牌效应所产生的能量太大,已经难以回头。根据在线试用ERP软件的设计原则,月底结帐与成本结转作业完成后,是不能再对上个月的帐务进行调整。到供应商申请付款的时候,才发现这个价格错误,此时多骨诺牌效应所积累的能量已经很大,在ERP系统中不能对上个月的成本信息再进行调整。也就是说,上个月利用这种原材料的产品,其材料成本就比实际的高了0.9元钱。而为了最后库存的准确性,又不得不通过成本调整单,调整现有的这种原材料的库存金额。结果呢,又会导致后续的产品实际成本降低,一直到这批原材料用完。
可见,这副多骨诺牌带来的效应,由于采购核价员第一关没有把好,第一张牌倒了之后,就发生了连锁反应,后面对牌陆续倒下,最后终于积重难返,只能够通过成本调整单来手工的部分调整库存金额,对已经发生的成本信息,无法再进行调整,只能接受即成的现实。(不是说一定不能更改,而是更改的时候,工作量太大,而且会产生更加大的连锁反应。所以,对于成本结帐过的月份的帐务,一般不建议进行调整。)
其实,类似的情况很多。如工艺信息中工时设置与实际差异较大,从而影响到生产排程、制造费用的分摊等等,最终会对出货、产品成本产生不可挽回的影响,这便是在ERP系统中比较经常见到的例子,希望大家可以多注意,尽量避免错误的发生。
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