任何现代社会中的组织，无论政府机关还是企事业单位，其机构设置都是依据职能来的，基本是每个部门对应承担某种特定的职能，各部门之间靠流程相互衔接运转自成为一个系统，并且各职能部门又以特定的流程与组织外部保持联系构成更大的生态圈。由于信息化的进程不同，这些职能部门的信息化的进化速度也不同，早期的软件多以某个部门的结构化信息处理效率为中心而设计，这样便有了我们熟知的财务软件、进销存软件、人力资源软件、项目管理软件等等，但不幸的是软件用户最终发现由于这些软件的厂商各不相同，所以软件之间互不联通，形成了所谓孤岛效应，这种令人烦恼的因素最终促进了从MIS的产生到MRP直至ERP的进化过程。
然而，ERP厂商还没有来得及开始庆祝自己一统天下的时候，问题却更多地暴露出来了，即使出库单能自动变成财务凭证被记帐、汇总、统计、查询，但显然组织管理中有大量影响组织发展如公文、合同、会议纪要、工作计划之类的非结构化信息既不能在ERP中存档也无法分享给更多非ERP软件的使用者。另外大约有不超过50本管理大师的管理经典著作影响着当今全球的组织管理者，这些经典中既无提高库存周转率的绝招，也没有合理避税的秘籍，但毋庸置疑，诸如行为职业化导向、执行力建设、文化建设之类的价值观和方法论却是任何一个组织管理者都不敢忽视的管理精髓。相比具体而形象的业务流程而言，这些无形而有力的东西更像空气，虽然看不到，却不可或缺。更令人沮丧的是，对ERP厂商的知识和能力而言，实现这些范畴的软件应用如同让鲁班作诗，勉为其难了点。
最终，协同管理软件应运而生！
对普通用户而言，与协同管理软件的理念相比，传统OA软件不过是对组织中办公室这类部门的业务（如公文、考勤之类的）的简单解释，再加上email和bbs照顾一下其他人通讯的需求的小儿科玩具。在协同软件的设计理念中，倾向于将整个组织（而不是一个个部门）作为一个整体去考虑，并最终以人（而不是类似采购员这样业务角色）为中心最终展现功能和应用。OA中常见的工作流（workflow）技术不再是与公文处理相关的少数人的专用功能了，而成为了无需学习（对以复杂著称的工作流技术，这显然是很大的挑战）、最常用的组织内部人人必要的协同功能首选，文档管理不再是办公室内某个上了年纪的女同事的专用按钮，知识管理成了组织内用户的基本功能，凭借互联网和无线通讯技术，协同管理软件也许更像内部电话（其实比电话费更便宜、比电话更直观、更可控），几乎除了ERP擅长的结构化数据的计算之外的任何组织内对任何人的协调、沟通、分享之类的愿望或行为都可以通过它来完成，无论组织成员是在本地或者分散在地球的任何一个角落。
就技术管理者的偏好评价，协同管理软件会是一个非常酷的超级发烧平台，不仅在技术层面以SOA、MVC之类的理念和技术在悄然演化中奠定了协同的技术实现基础，在应用层面，协同管理软件也以PORTAL、协同OA之类的应用概念横空出世般扮演着管理软件中的核心角色。
对整个组织来说，协同管理软件不仅将对整个组织的行为基于先进的管理思想或理念进行再造，建立更富有执行力的组织行为习惯，还将肩负整合ERP或局部应用的使命成为组织的数字化信息的中枢，甚至更进一步将组织外部的使用者囊括到系统的使用者范畴中来，从而在更大的范围内实现协同。我们可以预见，协同管理软件在未来必改变信息化系统布署的顺序，用户不会选择重走"先财务后业务再ERP"这样的传统道路，完全可能选择首先建立以组织管理为核心的协同OA再配上一些急需的局部业务应用软件的新模式。
也许对未来诞生的新组织筹建时对工作环境的标准要求是－电话、网络设施、协同管理软件，一个都不能少！ ..上海企业办公自动化系统软件专题
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