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办公自动化系统软件专题

办公自动化系统：OA办公系统未来发展之路

作为一个将现代化办公与网络相结合而产生的办公方式，OA一直活跃在新技术应用领域革命的前端。国内管理软件厂商不断成长，所提供的软件产品也日益丰富起来。但事实上，随着信息化建设的不断前进，在现实情况中办公的涵义早已远远超出了我们既定的范围，传统OA实现“办公自动化”对于当前用户需求来说仅仅代表了一个狭义角度。OA需要从更广阔的角度来考虑"办公"的涵义，并与企业的需求进行紧密的结合。   
来回顾一下当前企业的信息化状况。我们发现，长久以来，很多人仍将对“办公室自动化”的理解局限于“单兵作战”，在信息化建设过程中，很多应用系统都是相互割裂的，它们往往关注单个或局部资源的管理，相互之间很少能够紧密协调起来，“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”三大难题不可避免的出现。   
因此，企业时常面临着部门间沟通不畅，信息无法及时获得，管理效率低下，资源和资源之间各自为政，难以统一管理和协调等难题。尤其是在企业扩张过程中，业务流程更加复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁；人与人，部门与部门，企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候，企业更需要打破各种沟通和管理的屏障，实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。   
传统OA由于其应用的局限性已难以满足企业“协同管理”的需求。随着企业对“办公自动化”的理解逐步深入，“办公自动化”一词被逐步赋予更深层次的含义，一方面继续延展和深化OA的应用，另一方面，协同理念和协同应用更多的被纳入OA中，使其可以对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合，从而催生了新一代的办公自动化系统——大OA。
OA系统行业未来的发展方向到底会怎样呢？笔者认为以下三个方面值得关注：移动化、平台化、业务化。  
1. 移动化 
目前，PC端的一切应用都在加速向以手机和平板电脑为代表的移动端转移，移动互联网已经成为大势所趋。虽然企业级应用的转移速度要远远落后与个人应用，但这个趋势是毋庸置疑的。事实上，OA系统的移动化应用已经走在整个企业级软件市场的前列。 
一线的OA系统厂商都有自己非常成熟的移动OA（手机OA）解决方案，而大批用户已经通过移动OA实现了手机审批等办公业务。在未来，用户对于OA系统的应用可能主要集中在移动终端。  
2. 平台化 
优秀的OA系统正逐渐成为企业内信息、数据、流程、知识的交互和共享平台，这是因为OA系统本身就汇集了企业内最多的办公人员和职能。 
因此未来的OA系统将成为企业的核心办公平台，更智能，更强大，这个平台面向企业运营层面的管理，而非具体业务层面的管理，实现企业内各人员的协同办公，和各系统的整合互通。同时，也允许企业在这个平台上方便的搭建个性化的应用系统，而无需代码级的操作。
3. 业务化 
现在，OA系统已经远远超过了行政办公的范畴，被越来越多的用于企业的业务管理，尤其是体现在业务流程的管理方面。 
但如果只是通过工作流来搭建几个简单的业务流程，那么这样的系统就算不上真正的业务管理系统，或则说行业解决方案。因此，未来的OA系统必将进一步细分，集成业务应用，不但在流程上，也在功能模块上实现更多的业务管理职能，通过对行业应用的提炼和固化，形成真正的行业化应用。
在办公自动化引入的近二十年时间里，其发展可分为三个阶段：起步阶段（1985年—1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。应用阶段（1993年－2002年）：随着组组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化，为OA的应用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，规范了组织管理、提高了运营效率。典型的解决方案是Lotus Notes，该产品通过内置的文档型数据库系统，有效地解决了组织中大量非结构化数据的处理及安全控制，并借助强大的工作流平台、Email系统实现协作性应用，最大程度地释放了网络平台的价值，使OA真正进入实用阶段。
发展阶段（2002年至今 ）：OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。