知识管理软件有如下几点必备条件：
一、获得对知识的直接理解
一般说来，存在于知识管理软件中的知识存储状态是极为复杂的，但是，为了知识管理软件是服务于工作者的，应该能从多个渠道上为知识使用者提供知识，便于知识管理软件中知识的使用，方便知识使用者更好的提取到自己需要的知识。
二、提供多角度支持
由于服务于不同用户和工作任务，知识管理软件应该存储有不同种类应用于不同角度的知识。知识管理复杂性又要求知识管理软件可以提供不同详细程度的知识。不同种类的问题都会与某些知识团体有一定联系，知识管理软件需要对这些团体提供支持帮助，就要在相应的专业术语概念和抽象概念上提供支持。
三、利于现有知识的再利用
知识管理软件是基于为人们提供大量丰富的现有知识而存在的，另一方面讲，现有知识的再利用还可以在一定程度上提升知识管理软件的经济效果，并且还有助于提升知识管理软件的内容质量。
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