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办公自动化系统：企业上oa系统的主要作用？ |
| 作者：佚名 来源：网络 |
| 导读：办公自动化系统 ，企业上oa系统的主要作用？：和驻外机构设立在各处，而以往所有的相关工作都是通过传统的手工打印、人工递送、发送传真等方式进行。这样一来就导致日常公司文件的上传下达时效性相对较低，工作量较大，整体效率不高且存在办公费用高的问题。 OA解决办法：建立内部统一的信息发布平台。 |
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关键词：
协同办公
ERP软件
档案
客户管理
知识管理
项目管理
合同管理
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OA可解决的问题：
1、统一信息发布平台：
由于公司在日常经营管理工作中需要上传和下达各类公文文件，目前随着公司的发展壮大，各分公司、项目部和驻外机构设立在各处，而以往所有的相关工作都是通过传统的手工打印、人工递送、发送传真等方式进行。这样一来就导致日常公司文件的上传下达时效性相对较低，工作量较大，整体效率不高且存在办公费用高的问题。 OA解决办法：建立内部统一的信息发布平台。
公司的新闻、公告、通知等信息均统一通过OA平台进行有针对性的发布，用户可在其权限范围内查看与自己相关的信息。同时可结合手机短信方式对部分重要信息进行及时发布。
2、沟通与记录存档：
目前公司内部各机构间的沟通主要是通过电话、手机短信、QQ等方式进行沟通，没有完善的平台可方便地保存和快速地查询以往的历史沟通记录，事后的信息确认缺乏依据。
OA解决方法：建立公司统一沟通平台。
OA提供了内部消息、内部邮件、外部邮件、手机短信等各种沟通渠道，构建了完善的内部沟通平台。总公司及分公司、项目部可统一在上面进行沟通交流，且可随时查看历史沟通记录等。
3、内部审批与手机批示：
目前公司内部审批使用的是传统的手工递送签批方式。这种传统的方式需要将各类签批文件逐级递送给各个相关领导依次进行签批。其次是公司在各地有分公司、项目部，因此办公地点分散，加上公司领导因工作需要经常出差在外地时，难免会出现签批不及时、信息不对称而导致工作延误的情况。因此公司需要一个有效的平台解决异地审批的问题。
OA解决办法：建立统一的审批平台。
OA提供的强大的基于互联网的表单和工作流程引擎对跨地域审批提供了完善的支持。OA首先会对公司的内部工作流程进行梳理和调研，之后会根据双方确认的调研文档将各种需要领导进行审批的内部请示、公文流转、合同审批等事务处理的表单和流程在OA系统中进行相应的配置，从而实现流程审批的“规范化、无纸化、电子化和自动化”。异地的分公司和项目部都可以实现在同一个平台上进行办公。领导即使出差在外地也可以通过登录系统进行相关文件的审批。同时OA系统提供了手机WAP审批功能，当领导在不方便上网的地方也可通过手机WAP功能登录OA系统来完成审批，大大提高了领导的审批效率，真正实现移动办公。
4、公司文档管理方面：
目前对于公司内部的文档管理方面没有一套完善的系统来进行文件的分类管理，文件的共享和利用率不高，没有实现电子化的管理。
OA解决方法：建立统一的文档管理平台。 OA提供了完善的文档管理和查询功能，可对公司的文档进行分门别类的管理（如公司的项目合同、图纸、各类受控文件等可以集中的管理起来），并能实现快速的查询。针对文档的安全性，OA还提供了完善的权限设置（可针对部门、岗位和特定人员的方式进行控制）对文档进行管理，只有拥有相应权限的人才能查看对应的文档，这样一来可以极大地提高了文件的保密性和避免非授权人员的查阅，同时也免去了日常繁琐的文档借阅工作，提高了工作效率。
5、项目协作方面：
对于临时发起的一些临时工作或公司内部需要多部门协作参与讨论的一些项目，传统的做法都是通过召集各部门人员开会等方式进行。然而这种方法效率不高且时间安排不灵活，同时项目的进展和沟通情况没有历史记录可查，遇到周期性重复进行的工作不能很好的进行知识和经验的沉淀。 OA解决方法：建立协作平台。
对于有些临时发起的项目需要不同部门及不同岗位人参与的项目，可临时成立项目组，对项目进行实时的进展沟通，同时跟项目相关的文档、合同、图纸等可上传到项目协作区上。
无论企业处于发展中的哪一个阶段，都需要借助信息化的工具和软件来解决上述企业内部存在的问题，即“企业内控”问题，在特殊的经济形势下，挖掘和利用企业已有的各种资源，控制企业在各方面的成本减少不必要的支出更是企业要优先解决的问题。借助协同办公（OA）软件来完成企业管理目标的实现、减少人员流失带来的损失、进行工作任务的执行跟踪、控制成本和预算等，实现文档电子化，以转变工作方式为核心，使数据集中，便于分析和管理；实现网上办公，以效率为核心，快速找到客户，促进员工内部沟通加快响应，促进协作提高工作质量，网络、移动办公可以节省时间；实现制度规范，以提高执行力为核心，让制度来规避风险，用标准来提高效率，通过执行来发现问题；促进企业全面提升，以企业效益提升为核心，让客户更满意，员工效率更高，企业管理模式更标准，管理成本更低廉，扩张更迅速。协同办公（OA）软件使企业在经济危机的艰难时刻，提升效率和降低成本，节省人力、物力、财力。
所以企业的文化不是挂在墙上，也不是靠咨询公司给与指导，不是靠几个拓展训练可以完成的，他需要依靠一个长期的过程，以及一个好的载体。OA就是一个好的载体，它不但可以提供一个共同让他们打破时间与空间的限制，在一起工作，在一起分享，在一起奋斗，同时也是员工展现自己的最好平台，因为你在OA系统中做过的任何一个痕迹，你的领导，您的管理层甚至你的老板都可以看到，那怕只是一个计划，一个文档。 ..
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