21世纪是知识经济的时代，随着终身学习的教育理念的逐步形成，社会对个人的知识结构和知识水平的要求会越来越高，个人广泛的知识用传统的管理手段、方法来管理已不能适应发展的需要，采用 知识管理系统管理已成为实现个人知识管理规范化的重要手段。知识管理系统是在知识经济时代管理理念的转变过程中，顺应网络的发展而诞生的新的管理模式，是对一个组织或个人的知识和技能的捕获过程，使最恰当的知识在最恰当的时间传递给最合适的人，实现最佳决策是知识管理的最终目标。
知识管理系统是在科学技术高度发展、社会经济形态突变、企业内需不断驱动下孕育出的一种管理思想和管理策略，作为一种瓶型管理模式，知识管理的重点是以人为中心，以知识为基础，最大限度地实现知识传播与知识资源共享，并通过知识资源的共享和开发利用，提高企业的知识创新能力和应变能力，从而提高组织的核心竞争力。
知识在社会发展过程中发挥主导作用。知识管理软件的发展实际较短，但已经延伸出知识管理系统等先进科学技术，促进了知识经济的进步。关于什么是知识管理系统，并没有一个统一的定义。根据组织状况的不同，每个组织都需要发现适合自己的知识管理系统。当我们讨论知识管理系统时，我们集中在那些能够有效存储信息，同时能够实现高效的知识流转、共享、发现的系统。
事实上，企业的核心竞争力越来越多地来源于有组织地学习知识、运用知识的能力，知识资源已经比其它一切有形的资源战略性得多。企业竞争是人才的竞争，人才竞争的根本是知识竞争。然而，很多企业“脑库”——核心知识库实际上是真空，企业多年积累的知识并未得到保护。企业聘请员工参与企业知识管理系统的建设与管理，很多工作的最终成果都固化在了知识层面，诸如形成了“方案、报告、决议、指导意见、手册”等等，这些知识都是极具参考价值，甚至蕴含了企业核心机密的信息。
由于我们对企业和组织中对 知识管理系统的认知程度还相对较低，任由知识不断流失。从无到有建立起的知识内容，由于人员的更迭、部门的变更、业务的发展随意被丢弃。实际上，流失知识就是在流失财富。在面临知识管理困境的同时，通过对现代企业管理方法的研究，对市场竞争环境的研究不难发现，在知识经济的今天，企业越来越清醒地认识到知识是企业最宝贵的资产，知识管理系统则是保持企业竞争优势的重要手段。
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