目前，大多数文档管理系统在实现了企业各部门日常文件管理的功能之外，还增设了很多的新功能用以满足文档管理系统电子化、标准化的新要求，例如功能强大的档案查询模块，大大方便了管理者日常文档的查找工作，解决了传统管理中查找困难、耗时等问题。使用现代化的文档管理系统满足了企业的“无纸化”办公的要求，实现了通过计算机对文档管理全程跟踪的目标。
文档管理系统的全面应用，克服了企业传统文档管理方法的缺点，提高管理部门的日常办公效率，增强了企业内部协同合作的能力；文档管理系统的应用，方便管理者有效管理文档的同时，大大提高了文档查找效率，进而提高了企业的综合效率。
随着科技发展和社会进步，尤其是计算机大范围的普及，计算机应用逐渐由大规模科学计算的海量数据处理转向大规模的事务处理和对工作流的管理，这就产生了以台式计算机为核心，以数据库管理系统为开发环境的管理信息系统在大规模的事务处理和对工作流的管理等方面的应用，特别是在公司文档信息管理之中的应用日益收到人们的关注。
近年来我国信息事业发展迅速，手工管理方式在公司文档信息管理等需要大量事务处理的应用中已显得不相适应，采用IT技术提高服务质量和管理水平势在必行。目前，对外开放必然趋势使信息行业直面外国同行单位的直接挑战，因此，信息行业必须提高其工作效率，改善其工作环境。这样，公司文档信息管理的信息化势在必行。 随着计算机技术和网络技术的飞速发展，各公司都相继采用信息技术对公司文档有关信息进行管理。然而，也注意到许多单位，并没有很好地运用现代信息技术对公司文档等信息进行管理，很多公司文档管理系统将所有的管理事务全都交给管理员来完成，如果信息有任何的增删改查，都需要通过管理员来完成，非常麻烦。如何开发一个实用的公司文档管理系统，是摆在设计者面前的一大难题。
随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。
计算机技术的飞速发展，为人类的进步注入了新的活力。新的技术为人们带来的是更快捷、更可靠的服务。越来越多的家庭、企业、机关、学校利用计算机来处理日常事务，文档管理系统就是利用计算机为企业、学校，事业机关等的经营者、决策者收集、处理信息的一项重要工具，管理信息系统的发展源于管理现代化的推进和计算机技术的发展。籍于此管理信息系统将随着人类文明的进步而不断的完善与发展。
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