文档管理系统能对企业办公文档进行归类、存储、修订、检索、共享及权限管理。知识管理系统能够在管理文档的基础上进一步提取文档中的有价值信息形成企业知识资源，为企业管理人员提供决策支持。
然而当前大多数的文档管理、知识管理系统虽然运行在Web上，却无法实现Web上的文档编辑、保存等操作，涉及Office文档的操作大多是采取附件上传下载的方式，整个系统的使用给用户造成操作上的不便，很大程度上打消了用户的使用积极性。
在企业或政府办公中，文档管理主要体现在对Office文档的管理上，这里的Office文档通常是指微软Office和WPS。因此B/S架构的文档、知识管理系统的主要应用就是Office文档的网络化管理。通常这些文档管理系统可以根据用户的需求对存储在Web服务器上的Office文档进行搜索，但这种搜索大多只能通过文件名来进行，搜索的粒度较大，无法深入到文档内部进行全文检索。虽然市场上有一些文档管理系统能够深入到文档内部来搜索文字内容，但其Office文档内容的提取效率比较低，提取内容的程序代码通常采用Office服务器自动化技术(微软不推荐)，这种代码运行不可靠，很容易造成服务器运行不稳定。
而集成SOAOffice中间件后，Office文字内容能够很容易地被提取出来并保存到系统数据库里，方便生成快照，系统能够根据关键词、字、句等轻松实现系统内Office文档的全文检索，方便用户的查阅。
文档管理系统集成SOAOffice中间件后能够设置并发访问共享Office文档，还能进行文档权限控制及文档共享权限控制。
从此，系统内部文档的流转再也不需要以附件的形式上传下载了，你可以直接在系统内部新建Office文档，直接对Office文档进行在线编辑、保存、流转、打印等。在整个文档的流转过程中，SOAOffice中间件的强制痕迹保留、全文手写批注、领导圈阅签字等功能发挥了巨大的功效，它让Office文档的修改、手写痕迹清晰明了地呈现在你的面前。
根据权限划分，你还能够禁止某些用户对系统内的Office文档进行编辑、复制、粘贴、下载、打印、发送电子邮件、系统截屏及本地缓存等，并禁止其右键菜单功能。
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