通过工作流转的自动化，实现高效快捷的办公通过协同办公系统实现各部门、各级之间横向纵向工作流程处理的自动化，协同办公系统将大大提高办公效率，保证快捷、准确地处理工作。这一点在办公场地较为分散的单位尤为明显。
协同办公系统实现知识管理，使优秀员工的思想、经验与技术获得积累，并转化成组织中的共享资源通过协同办公系统进行知识管理，员工的工作经验和技术技能，不断积累，将成为组织中强大的共享资源，协同办公系统通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率，也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误。
方便领导同各级工作人员的有效沟通多种途径、多种方式，协同办公系统使管理者同各级人员保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。协同办公系统解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。
有效监管工作人员的工作情况，协同办公系统实现实时工作任务的监督与催办及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。协同办公系统将记录每个工作的全程办理状态信息。
协同办公系统实现远程办公和移动办公，随时随处办理工作事务，协同办公系统有利于方便快捷地掌握组织内部的工作进度与状况，及时处理工作问题。
