一、知识库管理软件使知识存储变容易
以往的知识文件储存都是通过纸质文档，这样除了不易分类外，占据的空间也是比较大，有时候储放不好，还会造成文件受损，而利用知识库管理软件可以通过电子版的形式储存，不怕占据地方，也不怕因天气影响文件受损。
二、在知识库管理软件中内容查找方便
传统的文档储存形式都是通过锁柜子里，靠手工查找浪费大量的时间精力，特别是对储存已久的文档，查找起来更是费劲。利用知识库管理软件可以通过关键词搜索，文档可分类查询，也可以使用关键词搜索。除此，知识库管理软件的管理员也可以根据需要自定义结构化的搜索方式，对于内部公开的档案，无需走借阅流程，企业成员可直接查阅、下载、打印其电子档。
三、知识库管理软件可以设置操作权限管理
以往的知识库管理软件上，没有清晰的划分权限，大多都是使用纸质文件登记，时间一长容易遗失，而知识库管理软件可以根据企业内部需要，分别设置权限，这样无论是谁、何时做任何操作，知识库管理软件都能清晰的记录着，方便领导了解情况，同时也巧妙的避免了发生权责不明、互相推诿等情况。
四、知识库管理软件保证文档的安全性
知识库管理软件是相当于企业数据库，里面储存各类文档、资料。而以往的纸质文档无法做到保密性，而利用知识库管理软件可以通过对内容设置查阅权限，不同部门、不同群体查阅不同文件，省去了资料传来传去的当中泄漏的可能性，在一定程度上保证了文档的安全性。
