工程项目管理系统的作用一：处理规则的确定性
在使用工程项目管理系统时，用户应该对计算机处理信息的规则有一定了解，并且所提出的要求应该具体化，尤其是在提取数据时。通常人们习惯上采取一些较为模糊的表达方式，而计算机软件则无法对其进行处理。
工程项目管理系统的作用二：数据信息的非实时性
工程项目管理系统虽然能够很快的处理以及存储信息，但是在工程项目实施过程中实时发生的事情并不能立即自动存储在数据库中，而是在事后由专门人员将信息输入到数据库，然后其他用户才能够获得信息。
工程项目管理系统的作用三：计算机管理系统与管理模式及管理制度的搭配
工程项目管理系统是为了依照企业所需要的管理模式来开发设定的。计算机管理系统需要与企业的管理模式相搭配才能发挥较好的效果，假若采用了先进的工程项目管理系统，而企业所制定的管理模式比较落后，或者缺乏优秀的管理人员，那么采用计算机辅助工程项目的管理也不能起到良好的效果，反之亦然。
工程项目管理系统的作用四：原始数据的重要性
工程项目管理系统需要预先设置一些能够检查原始数据有效性的功能，例如一个任务的结束日期不能提前于开始日期，并且设置的月份不能大于12等等。对于此类输入数据的一般性错误如果无法进行检查，那么对于工程上一些复杂庞杂的数据的错误更没法进行检查，所以，在进行原始数据的录入时，项目管理系统建立健全的原始数据采集规程和输入数据的检查责任制度，对于录入的数据更要做到反复检查。
