在企业经营业务日益增多，人员和岗位不断扩大，下属公司也在快速发展的情况下，大多数企业日常面临着大量知识资产的流失，没有建立起自己核心的 知识库管理系统，企业知识缺乏积累。大量人员和下属公司创造的相当多的知识资产，由于缺乏知识管理，所以大多的知识信息都流失了，想用的时候找不到，找到了又无法确定是否为准确版本。花费了大量的力气去做重复劳动，这大大降低了企业运行效率，增加了运行成本。 企业知识管理系统的主要困境表现在以下方面：
1) 知识管理混乱 日常工作中的资料、方案、标准规范、纪要等知识的存储和管理方式还比较简单，没有集中有效的通过系统性的规则管理起来，导致在使用、查找、版本等方面存在一定的混乱情况，尤其是在部门协同、公司历史知识库等方面得不到有效的知识管理理念支持。 2) 知识资产流失严重 企业人员规模较大，日常工作60%的工作成果都以知识的形式保存下来，但这些花费了大量人力物力创造的知识资产，因为缺乏有效的知识管理系统，会因为人员的流动、机器的变动而流失，对我司的无形资产造成了一定的隐患。 3) 知识共享困难 在日常工作过程中，部门与部门之间，岗位与岗位之间，存在着大量知识共享的需求，一般通过邮件、硬盘共享的方式传递，既不方便也不安全，在员工出差的情况下，就更难以调用公司的知识信息。 4) 信息孤岛 在企业中各个部门之间由于种种原因造成部门与部门之间相对的孤立，各种信息（如产品信息、各种计划信息等）无法或者无法顺畅地在部门与部门之间流动，形成了信息孤岛，不能使用企业知识管理系统达到资源分配最优化。 5) 知识利用和再利用不足 公司的业务经验、资料、方案等知识利用率较低，员工需要找准确的资料和知识时，往往没有统一、准确、及时更新的数据源，仅凭借自己的经验做出决策。对新员工、晋升员工的知识培训还停留在一帮一、传帮带的传统模式上，没有充分利用知识平台让员工自主的学习。6) 知识资产量化不足 对公司知识资产的统计不足，没有真正树立起知识资产也是公司无形资产的重要部分的理念，不能明确的了解各部门的知识存量状况，知识贡献状况等。 7) 个人知识无法转化为企业知识 员工是公司的财富，他们头脑中有很多很好的经验和知识，应该充分鼓励，进行挖掘。通过个人知识门户，既鼓励员工整理出自己的知识结构，同时也极大丰富了企业知识库，积累了企业知识资产。 8) 知识培训与考核 我公司尚未建立起以知识库为核心的培训考核体系。基于知识库的培训考核体系，能够依赖于庞大的企业知识资源，对员工进行及时的、广泛的、有效的培训考核。实现知识、培训、考核一体化。 9) 岗位知识传承和优化 组织中的岗位一般都是相对固定的，但人员是不断流动的，员工离职后其岗位知识、经验等也就随之流失掉，导致了岗位知识得不到有效的固化、传承，后继者没有可借鉴的信息资源。
所以，企业想要避免出现企业知识、经验资产等的流失，引入知识管理系统帮助企业加强自身的无形资源的控制，防止流失，对于企业来讲都是很有必要的。
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