项目成本管理由以下过程组成，即便在项目成本管理软件中，每一个过程也是必不可少的。一般的财务系统只是协助财务人员在结算期的结账，对于项目成本管理是难以达到效果的。要想提高项目成本管理，还是需要专业的项目成本管理软件才能达到预期的效果。
一、成本预算管理
项目成本管理软件把估算的总成本分配到具体的项目任务上。在项目成本管理软件中，按照项目任务分解结构为项目各阶段设立各类资源的数量或成本上限，分别控制项目各阶段的人工成本、直接费用、材料、设备或外包资源的投入。
二、 成本控制管理
项目成本管理软件控制项目预算的改变。项目成本管理软件为项目启用预算控制功能后，员工在提交工时表、费用表、采购申请、物料使用申请、设备使用申请等单据时，如果某一类资源的累计成本已经接近或者超过预算上限，项目成本管理软件将自动警示员工，甚至阻止员工提交以上单据。
三、资源计划管理
项目成本管理软件设置完成项目各项任务所需的人员、设备、材料种类。通过项目成本管理软件实时了解项目人力资源和设备资源的忙闲状况，并把空闲的人员或设备分配到项目任务，充分利用企业的人力资源和设备资源，提高企业生产率。
项目成本管理软件的作用是规范项目流程，充分利用项目人力资源，最终目的是控制项目成本，项目成本管理软件实现项目成本预测、计划、控制、调整、分析、核算、考核的全过程管理，确保最终的项目收益最大化。
