当中小企业使用产品型流程管理系统之后，随着需求的深化和应用的深入，各种问题逐步的浮现出来了。界面设计得很漂亮、理念看起来很完美的产品型流程管理系统，在实际应用中并不能像宣传中的那样发挥出作用。不能解决企业管理中的实际问题，产品的各种理念再好，包装地再炫耀，也都是浮云。
在选择产品型流程管理系统并体会其中的缺陷后，中小企业深深地明白了一个道理，那就是在协同软件在选型时一定要立足于自身的需求，同时需要考虑若干年后企业发展的需要，真正能够满足企业信息化需求的产品才是好产品。
定制化流程管理系统正是在这样的背景下诞生的，尽管在流程管理系统软件发展的早期过程中出现了项目化流程管理系统，但由于基于项目实施的开发成本高、实施周期长等原因，而中小企业资金短缺同时希望在短时间内快速看到流程管理系统信息化的效果，使很多中小企业望而却步。这样在项目型流程管理系统的之后的产品型流程管理系统弥补了项目型流程管理系统的不足，随着企业需求的发展和变化，产品型流程管理系统衍生了新的问题。
随着流程管理系统产品化的发展，协同软件领域目前上演着百团大战，很多软件供应商纷纷涉入这一领域，企图在这一高速发展的市场上分食一杯羹。各种各样的流程管理系统产品令人眼花缭乱，对于信息化建设经验甚少的中小企业来说，流程管理系统选型更是成为了一个难题。此时，通过炒作概念而在市场上引人注目的产品型流程管理系统，无疑在争夺中小企业用户上占据了优势。
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